Gestionarea resurselor – Echipe de instalare – Total Management System

Download: Gestiunea echipelor de lucru – Total Management System

Utilizarea eficienta a resurselor (fizice sau umane) reprezinta un deziderat pentru orice companie, indiferent de industria sau de contextul economic in care isi desfasoara activitatea. Cu atat mai mult, acest lucru devine imperativ, in cazul in care resursele sunt limitate si mai reduse ca numar decat al celor care le utilizeaza. De exemplu, daca un departament de vanzari are un numar de noua agenti dar are doar trei automobile alocate, in lipsa unui instrument de gestionare a resurselor, invariabil se va ajunge la blocaje sau conflicte.

Sa consideram cazul real al unei companii care are ca obiect de activitate comercializarea de apometre impreuna cu serviciile de instalare ale acestora. Echipele de instalatori reprezinta resurse care trebuie utilizate cat mai eficient de catre departamentul de vanzari. Prin extindere, solutia propusa de Key Soft si descrisa mai jos, se poate aplica si echipelor de service, de intretinere, de curatenie, etc…

Aplicatia Total Management System (KeySoft TMS) permite definirea resurselor si clasificarea acestora in tipuri de resurse. in cazul nostru, se poate defini tipul de resursa „Echipa instalatori”. Acestui tip de resursa i se va asocia o caracteristica suplimentara (configurabila de catre utilizator) si anume „zona” in care isi va desfasura activitatea la un moment dat. E important sa stim, in momentul in care discutam cu un client care doreste sa-si instaleze apometre, daca exista o echipa in zona lui, in ziua respectiva.

Intregul proces porneste de la telefonul clientului. Agentul de vanzari va afla detalii cu privire la adresa clientului, va consulta extrem de facil calendarul echipelor de instalatori si va stabili de comun acord cu acesta ziua si perioada orara in care se va realiza lucrarea. Apoi, va rezerva echipa de instalatori si calendarul va fi actualizat, fara a mai lasa posibilitatea altui agent de vanzari sa utilizeze aceeasi echipa de instalatori pentru alta lucrare. Totodata, va introduce eventualele comentarii cu privire la lucrare si va opera in aplicatie o comanda de vanzare pe care o va asocia acelei rezervari. La randul ei, comanda de vanzare va rezerva automat in stoc apometrele. Vezi Gestiunea Relatiilor cu Clientii.

In fiecare seara, inainte de sfarsitul programului, se va rula un raport de activitate (pentru ziua urmatoare) pentru fiecare echipa in parte. Acest raport va contine perioada orara, adresa si datele de contact ale clientului, comentariile cu privire la lucrare si comanda de vanzare asociata. Totodata, se vor tipari facturile conform comenzilor de vanzare si eventualele chitante (in cazul in care s-a stabilit cu clientul ca plata se va face in numerar) pentru fiecare echipa in parte. Pe baza aceluiasi raport, gestionarul va pregati articolele comandate (conform Avizului de expeditie) dar si materialele necesare instalarii (pe acestea din urma le va opera pe baza de Bonuri de Consum).

A doua zi dimineata, echipele de instalatori se vor duce la depozit, vor lua in primire documentele comerciale, apometrele si materialele pentru instalarea acestora si, conform raportului de activitate, se vor deplasa la fiecare client in parte unde vor realiza lucrarea si vor preda clientilor documentele comerciale. La sfarsitul zilei de lucru, vor reveni la depozit si vor returna surplusul de materiale (daca este cazul). Gestionarul va actualiza Bonurile de Consum si le va valida impreuna cu Avizele de expeditie. Incasarile de la clienti vor fi predate catre departamentul comercial, impreuna cu exemplarul de factura si chitanta semnat de clienti.

Aplicatia gestioneaza extrem de facil toate procesele operationale ale activitatii unei astfel de companii (Aprovizionare, Gestiune Stoc, Vanzare, Gestionare Resurse, etc..) deoarece modulele aplicatiei sunt interconectate functional. Comanda de Vanzare va rezerva marfa in stoc si va fi luata in calcul, impreuna cu stocurile de siguranta prestabilite, in modulul de calcul al necesarului de aprovizionat (MRP), care va propune automat Comenzi de Aprovizionare. Facturile sunt generate din Comenzile de Vanzare prin apasarea unui singur buton din aplicatie, iar Avizele de Expeditie sunt generate automat, in momentul tiparirii facturii. Vezi Enterprise Resource Planning.

Alocarea echipelor de instalatori se face extrem de simplu, deoarece un grafic intuitiv prezinta situatia curenta a rezervarilor. Clientului i se poate propune pe loc (la telefon) o zi si o perioada orara pentru desfasurarea lucrarii, fara a mai fi nevoie sa se discute, in prealabil, cu ceilalti agenti de vanzare pentru identificarea echipelor disponibile. Aceasta abordare duce, de obicei, la negocieri interminabile intre client, vanzator si restul echipei si, nu de putine ori, se incheie prin pierderea oportunitatii de vanzare. Urmarirea zonei in care isi desfasoara activitatea o echipa de instalatori intr-o anumita zi, este foarte importanta deoarece este cunoscut faptul ca o mare parte din timp se pierde prin deplasarea de la un client la altul. Daca distantele dintre clienti sunt mari, putem avea surpriza ca, la sfarsitul unei zile de munca sa constatam ca echipa de instalatori si-a petrecut mai mult timp in trafic decat prestand servicii de manopera la client.

O rezervare nu poate fi modificata decat de catre vanzatorul care a realizat-o sau de catre un superior ierarhic al acestuia, iar daca acest lucru se intampla, alocatorul va fi notificat de catre aplicatie.