Total Management System – Functionalitati Comune

Majoritatea functionalitatilor prezentate mai jos se regasesc in toate modulele componente ale KeySoft TMS.

Anumite functionalitati pot lipsi sau pot fi influentate de existenta sau inexistenta unor module.

Pentru detalii, va rugam sa ne contactati.

Documente, Note

De cele mai multe ori, exista informatii utile in documentele fizice operate de o companie ce nu pot fi inregistrate in aplicatiile software. De exemplu, un contract include capitole referitoare la confidentialitate. In conditiile in care documentele nu sunt gestionate si in format electronic, verificarea informatiilor sau orice alte operatii care necesita vizualizarea documentului fizic sunt greoaie si consumatoare de timp (identificarea biblioraftului, cautarea documentului, etc.)

Pentru rezolvarea acestei probleme, Keysoft TMS ofera o modalitate de atasare a imaginilor documentelor fizice la diverse clase de informatii din aplicatie (firme, persoane de contact, facturi, comenzi, etc.).

In exemplul de mai sus, contractul poate fi scanat si atasat in zona dedicata a modulului de contracte. Regasirea si vizualizarea imaginii documentul fizic se poate face printr-un singur click. Se ofera astfel utilizatorului posibilitatea de a avea acces rapid si facil la toata documentatia asociata.

Iata numai cateva utilizari posibile:

  • Back-up documente – copie de siguranta;
  • Gestionare contracte – intotdeauna este util sa se poata urmari modul in care au decurs negocierile contractuale;
  • Elaborare de documente complexe – exista un singur document care trebuie accesat si editat de mai multe persoane;

Achizitionand modului KeySoft DMS – Repositoryveti beneficia de numeroase alte functionalitati:

  • poate fi urmarit istoricul modificarilor – cine, ce, cand a modificat documentul;
  • se pot vizualiza versiunile intermediare;
  • se pot defini locatiile fizice ale documentelor;
  • modulul KeySoft DMS – Repository beneficiaza de un modul de cautare extins (permite definirea de cautari utilizand operatori logici).

Alaturi de documente, utilizatorul aplicatiei KeySoft TMS poate atasa NOTE – scurte observatii cu privire la modulul respectiv (firma, contact, task, etc), care altfel ar trebui scrise intr-o agenda, sau memorate, cu dezavantajele de rigoare. In plus, informatia oferita este disponibila oricarui utilizator (pe baza de drepturi).

Notele pot fi vizualizate ulterior sau pot fi tiparite pe documentele comerciale (facturi, comenzi, etc.). De exemplu, textul unei note atasate la o factura poate (sau nu) sa apara intr-o zona speciala pe formularul tiparit (KeySoft ERP).

Caracteristici aditionale - Proprietati

Exista posibilitatea ca informatiile prevazute de o aplicatie cu privire la o anumita entitate (firma, articol, proiect, document primar – factura, NIR, etc.) sa nu fie suficiente in raport cu necesitatile utilizatorului aplicatiei (de exemplu, un utilizator din domeniul textil este interesat sa stocheze printre informatiile atasate unui produs si culoarea acestuia).

De cele mai multe ori, aceste cerinte suplimentare se rezolva printr-o cerere de personalizare a aplicatiei. Aceasta implica resurse si timp de executie din partea furnizorului de aplicatii si costuri din partea beneficiarului.

Pentru a evita aceste probleme, KeySoft TMS prevede un mecanism prin care utilizatorul de aplicatie insusi o poate personaliza, adaugand aplicatiei acele categorii de informatii de care este interesat. Acestea vor fi vazute de catre utilizator ca niste campuri suplimentare care permit introducerea/vizualizarea de date, la fel ca si celelalte campuri oferite de aplicatie in mod standard.

Proprietatile pot fi:

  • liber editabile;
  • prevazute cu liste/optiuni de selectie;
  • de tip data;
  • de tip check-box;

Numarul de proprietati aditionale ce pot fi definite/utilizate este nelimitat.

Aplicatia permite filtrarea majoritatii informatiilor dupa aceste proprietati, punand la dispozitia utilizatorului un mecanism de constructie a conditiilor de filtrare utilizand operatori logici (si, sau, diferit, egal, etc.).

Proprietatile, astfel definite, se regasesc in baza de date si pot fi utilizate in definirea de rapoarte specifice.

Notite desktop - Sticky Notes

Nu mai umpleti ecranul monitorului cu hartiute lipicioase si inestetice. Nu mai lasati notitele dumneavoastra la indemana oricarui trecator prin zona. Scapati de stresul ca una dintre notite se va dezlipi si se va pierde sau va fi meticulos inlaturata de doamna care face curatenie.

Una dintre metodele cele mai folosite de salvare a informatiilor importante de mici dimensiuni, sau de comunicare a unui mesaj urgent catre o persoana care lipseste in acel moment, este prin notarea pe o foita de hartie a informatiei si afisarea acesteia astfel incat sa “sara in ochi”.

De cate ori nu ati gasit pe tastatura sau lipit pe monitor mesaje de genul: “Suna-l pe sefu’ urgent 0722…”, “Te-a cautat Ion Popescu pe la 14:35”, “Nu uita s-o suni pe mama…”, etc…

KeySoft TMS elimina hartia, pixul si deplasarea.

Pe scurt se pot „lipi” mesaje electronice pe monitorul oricarui utilizator al aplicatiei. Acestea vor fi “top most” (nu pot fi acoperite de alte ferestre) atat timp cat aplicatia KeySoft este deschisa, pana in momentul in care utilizatorul le sterge.

Functionalitati:

  • Posibilitatea de a trimite sticky notes catre tine sau catre unul sau mai multi utilizatori indiferent daca acestia au sau nu au aplicatia deschisa. Pentru cei din urma, mesajul va apare cand vor deschide aplicatia;
  • O astfel de nota primita poate fi:
    • Stearsa;
    • Minimizata – isi va reduce dimensiunea astfel incat sa nu deranjeze vizual dar va ramane lipita pe ecran;
    • Editata si trimisa catre alt(i) utilizator(i);
    • Salvata ca task – mesajul din nota va fi salvat automat in descrierea task-ului;

 

Chat intern

KeySoft TMS include un modul de chat. Discutiile se pot purta numai intre utilizatorii aplicatiei. De ce un modul de chat cu functionalitati limitate fata de aplicatiile publice (Yahoo Messenger, etc.)?

Un singur raspuns: Securitate!

Fiind un server intern, accesul tertilor este, practic, inexistent. In plus, transferul informatiilor peste Internet (daca este cazul) se face criptat si comprimat (vezi subcapitolul Securitatea datelor, Drepturi de acces. Functionalitati:

  • Stabilire de drepturi de utilizare a chat-ului la nivel de utilizator;
  • Utilizatorii au posibilitatea de a-si stabili disponibilitatea pentru discutii prin intermediul chat-ului. Pot alege sa fie invizibili (nu pot fi invitati la discutii) pentru ceilalti utilizatori;
  • Discutiile pot avea loc intre doi sau mai multi utilizatori;
  • Textul discutiei poate fi salvat sub forma unui fisier text.
  • Daca ati achizitionat KeySoft DMS – Repository, textul discutiei poate fi salvat direct in Repository.

 

Organigrama companiei

Organigrama ofera informatii imediate cu privire la structura organizatorica si, in plus, extinde functionalitatile celorlalte module.

Structura organizatorica:

  • Departamente, subdepartamente si relatii de subordonare;
  • Functii: o functie se poate regasi pe una sau mai multe pozitii. Exemplu: poate exista functia „Agent vanzari” si mai multe pozitii (in functie de specializare pe o anumita grupa de produse comercializate);
  • Pozitii si relatiile de subordonare intre acestea. Pozitiile din firma apartin fiecare unui departament si sunt asociate unei functii.

Exemple de implicatii in terte module:

  • Listarea statelor de plata pe departament (KeySoft HR);
  • Generarea notelor contabile aferente salariilor, cu analitice asociate (KeySoft HR, KeySoft ERP);
  • Definirea de drepturi de acces la diverse informatii din aplicatie pe baza pozitiei. Functionalitate extrem de importanta in conditiile in care migratia fortei de munca este accentuata. In momentul alocarii unui nou angajat pe o pozitie, acesta primeste automat drepturile corespunzatoare!
  • Evaluarea aptitudinilor unui salariat in raport cu cele ale pozitiei pe care o ocupa (KeySoft HR);
  • Stabilirea unor relatii standard de subordonare in modul de lucru al aplicatiei. Exemplu: un superior va putea “vedea” agenda zilnica (Calendarul) si Inbox-ul (Fluxuri) unui subaltern, invers aceste lucru nu este posibil.

 

FAX - transmitere, receptie, distribuire, notificari

KeySoft TMS include functionalitati extinse de management al faxurilor. Disponibil pentru KeySoft CRM, KeySoft DMS si KeySoft ERP.

Functionalitatile incluse depind de modulul TMS detinut. Functionalitatile sunt combinate in conditiile in care detineti mai multe module TMS!

Exista o flexibilitate ridicata in ceea ce priveste modalitatea de conectare a aplicatiei la fax modem:

  • Aplicatia client se poate conecta direct la un Fax Server din retea (caz in care acesta din urma trebuie configurat corespunzator astfel incat sa permita conexiunea dintre calculatorul client si serverul de fax);
  • Calculatorul pe care care este instalata aplicatia client are un fax/modem instalat (in acest caz se va putea trimite/primi fax doar de pe acel calculator);
  • RECOMANDAT: Se configureaza serverul de aplicatie KeySoft TMS astfel incat sa comunice cu Fax modemul – echipamentul harware trebuie conectat la masina server TMS! In acest caz toti utilizatorii aplicatiei pot beneficia de functionalitatile acestui modul;

Functionalitati KeySoft CRM:

  • Faxurile primite sunt salvate in zona de Documente a firmei mama si apoi gestionate procedural: mutate la firma sau contactul expeditorului, atasate unei activitati planificate (rezolvare solicitare fax), etc.;
  • Aplicatia va efectua automat o cautare in baza de date (la Firme si la Contacte) dupa numarul de la care s-a receptionat faxul si va salva in descrierea documentului informatiile cu privire la:
    • Contact;
    • Firma;
    • Numar de fax;
    • Numar de pagini;
    • Data si ora receptionarii faxului.
  • In cazul in care numarul de la care s-a receptionat faxul este recunoscut de aplicatie, o copie a fisierului va fi salvata automat si in zona Documente a firmei respective, astfel incat toare fax-urile receptionate de la o anumita firma se vor regasi si in acesta zona;
  • Orice utilizator caruia i s-au acordat drepturi de a trimite faxuri, va putea extrem de facil sa execute aceasta operatie, avand posibilitatea de alege destinatarul:
    • selecteaza Contactul;
    • selecteaza Firma;
    • introduce manual numarul de fax catre care doreste sa trimita documentul.
  • Aplicatia permite trimiterea de faxuri in bloc, catre un grup de persoane de contact, utilizand proiectul de tip Promotie (vezi KeySoft CRM).

Functionalitati KeySoft DMS:

  • Faxurile primite se vor salva intr-un folder prestabilit (in Repository) iar in descrierea documentului va salva informatii cu privire la:
    • Numar de fax;
    • Numar de pagini;
    • Data si ora receptionarii faxului.
  • Utilizatorii cu drepturi de acces pot cere notificari pe folderul respectiv, astfel incat vor fi notificati cand un fax nou este receptionat;
  • Alternativ, faxurile pot fi directionate catre utilizatorii interni (vezi Transmitere documente).

Functionalitatile KeySoft ERP sunt asemanatoare celor KeySoft CRM.

Stiri - Noutati

Popularizarea stirilor (noutatilor) in cadrul companiei sau catre terti (necesita modul KeySoft ERP – B2C), se poate face cu usurinta prin utilizarea modulului de Stiri. O stire este caracterizata prin titlu, data de start, ordinea de aparitie si cuprins.

O mica banda, gen „teaser”, se va afisa in subsolul clientului de aplicatie si va rula titlurile stirilor introduse de dumnevoastra. Continutul stirii este la distanta de un click.

In cazul afisarii pe web, este alegerea dumneavoastra cu privire la modul de afisare (tine de administratorul site-ului). Stirile pot fi publice (vizibile pentru toti vizitatorii site-ului) sau private (vizibile doar utilizatorilor autentificati).

Interogari dinamice - Generator de rapoarte

Aveti nevoie de rapoarte suplimentare si aveti cunostinte SQL? KeySoft TMS va pune la dispozitie instrumentul:

  • Gruparea rapoartelor pentru usurinta in navigare;
  • Interogare SQL in baza de date a aplicatiei;
  • Definirea de filtre;
  • Functionalitati aditionale de tip: „Go to”;
  • Stabilirea drepturilor de acces la raport;
  • Atasarea raportului la meniul aplicatiei.

 

Gestiune utilizatori

Utilizatorii sunt definiti in aplicatie pe baza de „nume utilizator” si parola. Un set extins de atribute suplimentare va ajuta sa caracterizati fiecare utilizator in parte:

  • Nume, prenume (utilizate in documente si rapoarte);
  • Initiale (utilizate in motoarele de codificare);
  • Adresa email (transmitere notificari);
  • Setari extinse pentru drepturi de acces: la meniuri, campuri sau butoane, functionalitati (fax, sms, etc);
  • Grupuri de utilizatori (setare drepturi);
  • Pozitie in cadrul Organigramei;
  • alte setari si functionalitati disponibile functie de modulele detinute.

 

Preferinte utilizatori

Fiecare utilizator are posibilitatea de a defini un set de preferinte in utilizarea aplicatiei:

  • Limba: romana sau engleza;
  • Parola;
  • Disponibil sau nu in Fluxuri;
  • Comenzi rapide pentru acces la meniuri vezi Comenzi rapide);
  • Modul in care prefera sa primeasca notificarile (si/sau): aplicatie, email, sms (conditionat de drepturile acordate);
  • Multiple alte preferinte pot fi setate functie de modulele detinute.

In plus, fiecare utilizator are posibilitatea de a-si defini o lista de meniuri favorite ordonate astfel incat sa permita maximum de eficienta.

Gestiune monede

KeySoft TMS permite utilizarea unui numar nelimitat de monede.

Pentru monedele curent utilizate, aveti posibilitatea de a gestiona cursurile de schimb. In plus, un constructor de operatii va sta la dispozitie pentru a defini diferite seturi de cursuri de schimb utilizabile in activitatea curenta.

Exemplu: Multe companii folosesc cursuri de schimb alternative (BNR + ‘x’%) pentru a acoperi eventuale pierderi cauzate de fluctuatia cursului de schimb RON – EURO sau RON – USD.

In cadrul KeySoft ERP, aveti posibilitatea de a utiliza cursuri de schimb alternative pentru anumite documente comerciale. Aplicatia face automat translatia in moneda de baza tinand cont de setul de curs de schimb specificat de dumneavoastra.

Un grafic de evolutie va permite vizualizarea rapida a tendintelor cursurilor de schimb.

SMS - transmitere

KeySoft Total Management System permite transmiterea de mesaje SMS catre contacte gestionate in aplicatie si  transmiterea de notificari catre utilizatori in format SMS.

Nu mai pierdeti oportunitati uitand de intalniri importante! KeySoft TMS va notifica pe mobil, indiferent unde va aflati!

Solutia recomandata de noi este atasarea unui modem SMS (pot apare restrictii functie de caracteristicile echipamentului) la serverul de aplicatie TMS. In felul acesta toti utilizatorii vor avea posibilitatea de a primi notificari prin SMS sau, de a trimite mesaje SMS catre parteneri.

Din ce in ce mai mult, desfasurarea de campanii promotionale prin SMS a devenit mai utilizata. Exista aplicatii dedicate pentru astfel de servicii. Exista insa numeroase dezavantaje in a folosi o terta aplicatie:

  • Incompatibilitate intre formatele de date;
  • Export si import de date intre aplicatii;
  • Preluare date si analiza dupa finalizarea campaniei;
  • Investitie aditionala.

Folosind Keysoft CRM puteti desfasura astfel de campanii cu usurinta si fara costuri suplimentare (cu exceptia tarifelor solicitate de furnizorul de telefonie mobila). Puteti gestiona unitar intreaga campanie si nu numai transmiterea de SMS!

Gestiune banci

Pentru usurinta in operare si pentru pastrarea consistentei datelor, KeySoft TMS va pune la dispozitie un nomenclator de banci. La instalare, nomenclatorul contine cea mai mare parte a bancilor din Romania. Aveti posibilitatea de a adauga, modifica sau sterge banci din nomenclator

Bancile aici gestionate vor fi utilizate in mai multe module KeySoft TMS.

Notificari - personalizare

Fiecare modul KeySoft TMS include un set de notificari specifice.

Exemple: reminder activitate planificata, notificare solicitare pe flux, notificare la modificarea unui document intr-un director, etc..

O notificare este compusa dintr-un subiect si o descriere. Aplicatia propune texte standard pentru notificari si va ofera posibilitatea de a le personaliza.

Ca functionalitate aditionala, aveti posibilitatea de a defini notificari generale. Acestea vor fi transmise, in fiecare dimineata, catre toti utilizatorii aplicatiei.

Exemplu de utilizare: Calendar ortodox. Avand o astfel de notificare, un responsabil de marketing poate utiliza KeySoft CRM – Promotii pentru a trimite felicitari cu ocazia zilei numelui catre parteneri.

Gestiune adrese

KeySoft Total Management System include nomenclatoare de tari, judete si orase.

La instalare, nomenclatoarele contin toate judetele si majoritatea oraselor importante din Romania. Fiecare nomenclator include caracteristici aditionale. Exemplu: tara sau oras implicit (usurinta in operare), tara mambra sau nu a Uniunii Europene (raportari ERP), etc.

Intrucat o companie poate avea multiple locatii (sediu, filiale, depozite, etc.), KeySoft TMS permite gruparea adreselor per tip de adresa. In felul acesta, veti regasi cu usurinta adresa, cunoscand tipul de adresa cautat.

Programul companiei si programul utilizatorului

Programul de lucru reprezinta un element foarte important in anumite activitati curente.

Exemplu: Un utilizator poate primi o solicitare pe flux cu durata maxima acceptata = 4 ore. Pentru a analiza corect durata efectiva, avem nevoie de programul (orarul) utilziatorului. Daca programul este zilnic de la 09:00 la 18:00 si solicitarea a fost transmisa la ora 16:00, inseamna ca termenul de finalizare este a doua zi la ora 11:00.

Aplicatia permite definirea programului companiei si a eventualelor exceptii de la acesta (Exemplu: sarbatori legale). Acest calendar va fi aplicabil tuturor utilizatorilor, cu exceptia celor cu program special.

Exista cazuri in care anumiti utilizatori au un program diferit fata de cel al companiei (Exemplu: program partial de 4 ore). Pentru astfel de cazuri, aplicatia permite definirea unui calendar al utilizatorului. Programul utilizatorului va avea prioritate fata de programul companiei.

Comenzi rapide - acces rapid la meniuri

Usurinta in utilizare si eficienta sunt elemente permanent in atentia noastra.

In procesul de scolarizare si chiar ulterior in cazul in care numarul modulelor detinute, si implicit al meniurilor disponibile, creste, localizarea meniurilor necesare pentru acces la functionalitati specifice poate fi lenta.

Nu e cazul KeySoft TMS! Fiecare utilizator are posibilitatea de a-si defini comenzi personalizate pentru acces la meniuri!

Exemplu: pentru acces la meniul „Facturi vanzare” din cadrul KeySoft ERP, utilizatorul poate defini o comanda de genul: „fact” sau „fv”. La rularea comenzii, aplicatia va apela automat meniul corespunzator!

Export date: Excel, .csv, .dbf

KeySoft TMS ofera posibilitatea de a exporta datele de tip lista in 3 formate standard in industrie: .xls (Excel), .csv, .dbf.

Majoritatea rapoartelor si a listelor din aplicatie permit exportul datelor printr-un simplu click.

Accesul la aceasta functionalitate poate fi limitat conform drepturilor de acces definite de administratorul aplicatiei!

La instalare, singurul care beneficiaza de acest drept este administratorul aplicatiei! Drepturile pentru export de date sunt acordate manual, per utilizator si per modul. Va asigurati astfel ca datele dumnevoastra nu sunt exportate cu scopuri nepermise.

Securitatea datelor, Drepturi de acces

KeySoft Total Management System pune un accent deosebit pe securitate!

Accesul in aplicatie: pe baza de „nume utilizator” si parola.

Exista un sistem extins de drepturi de acces la informatie prin intermediul aplicatiei:

  • Drepturi de acces la meniu;
  • Drepturi de acces la butoane;
  • Drepturi de acces la nivel de camp in cadrul modulelor.

Functie de modul, exista seturi de drepturi de acces la informatie:

  • Vizualizare;
  • Modificare;
  • Stergere;
  • Acordare de drepturi.

Seturile de drepturi de acces pot fi alocate per:

  • Utilizator;
  • Grup de utilizatori;
  • Pozitie in cadrul companiei.

Anumite module ale KeySoft TMS (Exemplu KeySoft CRM) permit definirea de modele de structuri de drepturi.

Modelele de structuri de drepturi sunt extrem de utile in cazul datelor cu dinamica mare si asupra carora pot fi definite reguli generale de acces la informatie. Se aplica automat la creare unei noi inregistrari (Exemplu: o noua firma, un nou proiect, etc). In felul acesta, numai exceptiile de la regulile de acces sunt operate.

Aceste modele se definesc pe baza de referinte relative:

  • Creator;
  • Responsabil;
  • Superiori creator;
  • Superiori responsabil.

Toate documentele sunt stocate criptat si comprimat! Informatia poate fi accesta numai prin intermediul KeySoft TMS! In plus, prin comprimarea documentelor, micsoram necesarul de spatiu de stocare (hard disk-uri).

Traficul in retea este, de asemenea, criptat!