Gestiune Documentatie ISO – Managementul Documentelor si al Fluxurilor

Download: Gestiunea documentatiei ISO – Total Management System

In ziua de astazi, certificarea ISO reprezinta una dintre cele mai importante carti de vizita ale unei organizatii. O politica corecta in domeniul asigurarii calitatii aduce implicit, respectul si aprecierea clientilor pentru produsele sau serviciile comercializate de companie. Implementarea si mentenanta Sistemului de Management al Calitatii (SMC), indiferent de domeniul de activitate, implica, printre altele, utilizarea (intr-un mod bine stabilit) a unui volum mare de documentatie iar in lipsa unui instrument de gestiune a documentelor, aceste procese pot deveni o corvoada.

Managementul Documentelor si al Fluxurilor (KeySoft DMS) pune la dispozitia utilizatorului un astfel de instrument care, prin flexibilitatea sa ridicata in a modela procedurile interne ale companiei, face ca implementarea Sistemului de Management al Calitatii si apoi mentinerea certificarii sa devina mult mai usoare.

Controlul documentelor

Inca din stadiul de elaborare, toate documentele calitatii se vor regasi in Repository (zona de pe server unde sunt gestionate documentele), structurate in directoare reprezentative. Responsabilii cu elaborarea Procedurilor, Instructiunilor si Formularelor primesc drepturi specifice pentru fiecare folder sau document (vizualizare, modificare, stergere, vizualizare istoric). Mecanismul de „Check-in” – „Check-out” asigura consistenta documentelor, deoarece doar un singur utilizator poate edita documentul la un moment dat.
Mai mult decat atat, orice modificare adusa unui document va crea o noua versiune a acestuia, minora (1.1, 1.2, 1.3, etc…) sau majora (1.0, 2.0, 3.0, etc…).

Pentru fiecare versiune in parte, creatorul poate adauga scurte comentarii cu privire la modificarea adusa, iar restul utilizatorilor care au drept de vizualizare pot adauga note. Totodata, o versiune a unui document poate fi publica, si va putea fi vizualizata de catre toti utilizatorii, sau se poate afla intr-o stare intermediara (in lucru) si va fi vizualizata doar de responsabilii cu elaborarea documentului.

Difuzarea documentatiei se realizeaza extrem de facil, prin sistemul de notificari al aplicatiei. Sa presupunem ca a fost modificata o procedura de lucru. In momentul in care responsabilul cu elaborarea acesteia a trecut-o in starea publica, aplicatia va trimite o notificare tuturor utilizatorilor interesati, prin care ii instiinteaza ca acel document a fost modificat si are o noua versiune. Procedural, utilizatorii au obligatia sa citeasca documentul si sa-si insuseasca continutul. Tot printr-o notificare automata se semnaleaza adaugarea sau stergerea unui document dintr-un anumit folder.

Un document poate fi marcat ca fiind expirat, manual de catre Responsabilul cu Managementul Calitatii sau automat de catre aplicatie, daca s-a stabilit in prealabil o data la care documentul sa nu mai fie valid. Un document expirat este afisat intr-o alta culoare si nu poate fi vizualizat decat de catre Responsabilul cu Managementul Calitatii.

Pentru inregistrarea corespondentei externe, Managementul Documentelor si al Fluxurilor ofera posibilitatea de definire a unui numar nelimitat de „Registre de Intrare-Iesire” electronice, fiecare dintre acestea avand propriul sistem de numerotare automata.

Utilizarea formularelor

Gestionarea formularelor standard este una din principalele probleme cu care se confrunta un responsabil cu managementul calitatii in fazele incipiente ale utilizarii unui Sistem de Management al Calitatii. Cum sa constranga el utilizatorii sa foloseasca doar un anumit format al unui document, sa mentina o numerotare consistenta a acestuia, sa nu modifice dupa bunul plac textul standard (ceea ce in cazul unui contract ar putea fi extrem de grav) sau sa-l salveze acolo unde trebuie?

Solutia ideala pentru acest gen de problema este utilizarea modulului „Formulare” a aplicatiei Managementul Documentelor si al Fluxurilor. Orice formular utilizat in activitatea companiei poate fi modelat in aplicatie, utilizatorilor ramanandule doar sarcina de a completa datele variabile.

Apeland un formular din Managementul Documentelor si al Fluxurilor, se va deschide o fereastra in care utilizatorul este constrans sa completeze doar anumite campuri pentru care are drepturi de editare. Aplicatia va folosi informatia din aceste campuri si va „scrie” un document care core-spunde din toate punctele de vedere cu documentatia stabilita ca fiind standard. Numerotarea documentelor se va putea realiza automat pe baza unor modele de numerotare configurabile iar informatii ca data, numele si prenumele creatorului pot fi inserate automat in textul documentelor.

In cazul in care un astfel de formular trebuie completat de mai multi utilizatori, se pot stabili drepturi de editare la nivel de camp si, astfel, ne asiguram ca informatia utila este completata de persoana care trebuie.

Prin integrarea cu modulul „Fluxuri de documente”, un astfel de formular poate fi trimis pe un traseu bine stabilit, astfel incat sa ajunga automat si in ordinea corespunzatoare la fiecare utilizator responsabil de completarea sau aprobarea unui document. La final se va genera documentul si utilizatorul va fi obligat sa-l salveze in Repository conform procedurilor in vigoare.