Gestiune documente – KeyDoc 2

KeyDoc 2 nu mai este disponibila din punct de vedere comercial.

KeyDoc 2 a fost inlocuita de aplicatia pentru Managementul Documentelor si al Proiectelor – Key Groupware

Document Management - KeyDoc 2Key Soft oferă mai multe soluţii pentru gestiunea documentelor. KeyDoc 2 vine cu o abordare diferită în legătură cu modul de organizare a documentelor.

Câtă vreme abordarea oferită de KeyDoc este una clasică – includerea documentelor într-o structură de directoare – KeyDoc 2 include o bază de date pentru firme şi proiecte. Documentele sunt ataşate la firmă sau proiect şi nu în directoare. Regăsirea documentelor legate de o anumită firmă sau un anumit proiect este mult mai uşoară. Dacă nu ştiţi unde este ataşat un anumit document, folosiţi lista tuturor documentelor împreună cu combinaţiile de filtre pentru a ajunge rapid la informaţie.

Creaţi agenda companiei incluzând firme şi persoane de contact şi organizaţi-vă activitatea cu ajutorul proiectelor. Sună familiar? Pasul următor este să folosiţi această bază de date pentru a organiza şi documentele firmei.

Atunci când cautaţi informaţii cu privire la un partener ar trebui să găsiţi şi documentele referitoare la acesta în acelaşi loc. Consolidând documentele proiectului într-un singur loc câştigaţi timp şi reduceţi efortul de gestionare.

Organizaţi-vă documentele, gestionaţi-le unitar şi veţi câştiga timp!

Să nu lăsăm deoparte faptul că obţineţi şi o arhivă electronică a documentelor.

KeyDoc 2

Document management

  • Licenţă perpetuă
  • Istoric document
  • Check In – Check Out
  • Registru IN-IEŞ
  • Drepturi de acces
  • Multi utilizator
de la 952 €
Listă Preţuri

keydoc-2-document-detailDocument management - KeyDoc 2 - Document listDocument management - KeyDoc 2 - IN-OUT register detail Document management - KeyDoc 2 - Structure

 

 

Solicită demo gratuit

Key Soft vă oferă posibilitatea de a testa online aplicaţia. Baza de date demo este preconfigurată şi include înregistrări pentru teste. Este cea mai simplă metodă pentru a verifica dacă aplicaţia corespunde necesităţilor dumneavoastră.

Formular solicitare demo

Selecteaza Aplicatia*:

O abordare diferită este oferită de KeyDoc – Simplu management de documente.

Documentele sunt structurate în directoare iar drepturile de acces sunt stabilite la nivel de director şi nu la nivel de document.Simple Document Management - KeyDoc logo

Aveţi nevoie de mai multe funcţionalităţi? Fluxuri, formulare, atribute personalizabile ale documentului… Vă recomandăm KeySoft DMS – Sistem de management al documentelor şi fluxurilor.

KeySoft DMS

Managementul documentelor – simplu, rapid şi necostisitor:

  • Adăugare  şi regăsire documente;
  • Catalogare/ organizare documente;
  • Colaborare;
  • Versiuni: istoricul modificărilor documentului;
  • Securitate: drepturi de acces la nivel de document;
  • Uşurinţă în utilizare.

Gestiune documente, firme şi proiecte - Argumente şi Beneficii

  • Număr nelimitat de firme, persoane de contact şi documente.
  • Istoricul documentului. Număr nelimitat de versiuni.
  • Întoarcere la o versiune anterioară a documentului – Rollback.
  • Mecanism Check In – Check Out. Un singur utilizator editează documentul la un moment dat. Nu pierdeţi consistenţa documentului.
  • Folosiţi notiţe desktop (Sticky Notes) pentru dumneavoastră sau trimiteţi-le colegilor.
  • Drepturi per document: Vizualizare, Modificare, Ştergere sau Acordare de drepturi per utilizator sau grup de utilizatori.
  • Model de drepturi de acces personalizabil. Operaţi numai excepţiile.
  • Stabiliţi propriile tipuri de documente şi folosiţi-le pentru indexare.
  • Atribute precum descrierea sau cuvintele cheie vă ajută să regăsiţi informaţia cu uşurinţă.
  • Folosiţi combinaţii de filtrare pentru a ajunge rapid la informaţie.
  • Interfaţă multi limbă – Româna sau Engleză.

Registru de Intrări - Ieşiri

Fiecare firmă deţine un registru de intrări-ieşiri. De cele mai multe ori, documentul  recepţionat este adresat unui anumit angajat. Astfel, documentul va fi inregistrat, după care apar problemele. Trebuie să găsiţi, livraţi şi, poate, să obţineţi o confirmare de primire semnată de destinatar.

Acum, orice document gestionat de KeyDoc 2 poate fi adăugat în Registrul de Intrări – Ieşiri. Acesta va primi un număr de înregistrare autogenerat (pe baza configurărilor) precum şi atribute suplimentare.

În plus, KeyDoc 2 vă oferă opţiunea de a seta un responsabil de document şi o dată scadentă pentru răspuns. Responsabilul va fi notificat de aplicaţie cu privire la noua responsabilitate ce i-a fost alocată. Documentul poate fi realocat sau data scadenţei poate fi modificată. Atât noul responsabil cât şi vechiul responsabil vor fi notificaţi.

Regăsirea unui document înregistrat este rapidă şi uşoară prin utilizarea combinaţiilor de filtre.

Atribute:

  • Tipul documentului: Intrare sau Ieşire;
  • Data înregistrării;
  • Cod document: autogenerat în funcţie de configurările dumneavoastră;
  • Denumire Partener;
  • Data Partener;
  • Data înregistrării la Partener;
  • Document referit – selecţie din lista de documente aflate în Registru;
  • Stare: în aşteptare, în lucru sau finalizat. În zona de configurare aveţi opţiunea de a specifica lista de stări disponibile;
  • Scadenţa;
  • Responsabil: selecţie din lista de utilizatori;
  • Număr nelimitat de note. Cine, când şi ce a avut de spus despre document.

Localizare fizică a documentului (arhiva fizică)

Unele documente oficiale sau comerciale trebuie să fie stocate în formă fizică. Pentru a lucra cu aceste documente, veţi face o copie electronică pe care o veţi adăuga în KeyDoc 2.

O altă situaţie este atunci când arhiva fizică este extrem de mare. Puteţi alege să nu creaţi o arhivă electronică a întregului conţinut, ci numai trimiteri la documentele fizice. În acest caz, veţi adăuga în KeyDoc 2 un document descriptiv scurt, câteva cuvinte cheie şi veţi dori să ştiţi unde se află originalul în formă fizică.

Pentru a consulta documentul original va trebui să-l găsiţi mai întâi.

KeyDoc 2 vă oferă opţiunea de a specifica locaţia fizică a documentului la nivel de cameră, dulap şi biblioraft. Funcţionalitatea este disponibilă în interfaţa detaliu a documentului.

Funcţionalităţi adiţionale şi detalii tehnice

Vă invităm să consultaţi această listă: Aplicaţii dexgine – Funcţionalităţi comune şi detalii tehnice

[prod_snippet prod_category=”BusinessApplication” prod_name=”KeyDoc 2″ prod_version=”1.0.0″ prod_description=”Creaţi agenda companiei incluzând firme şi persoane de contact şi organizaţi-vă activitatea cu ajutorul proiectelor. Sună familiar? Pasul urmator este să folosiţi această bază de date pentru a organiza şi documentele firmei.” prod_image=”http://www.keysoft.ro/wp-content/uploads/2013/01/keydoc2-logo-200×117.png” image_width=”200″ image_height=”117″ prod_published=”27 Ianuarie, 2013″ prod_datetime=”2013-01-27″ prod_lang=”” prod_subcategory=”Document management” prod_price=”de la 95.2″ ]