Solutie gestiune fax – Total Management System

Download: Gestiune fax – Total Management System

In ziua de astazi, fax-ul (ca mijloc de comunicatie) este una dintre cele mai utilizate modalitati de transmitere a documentelor de mici dimensiuni. Aplicatia Total Management System (KeySoft TMS) are capabilitatea de a suplini toate functiile unui Fax-Server clasic, aducand in plus o serie de avantaje care vor fi descrise in cele ce urmeaza. Nu este nevoie decat de un echipament de tip fax/modem si de o linie telefonica.

Exista mai multe metode de utilizare a acestei solutii fiecare cu avantajele si dezavantajele ei:

  • Conectarea aplicatiei client la un Fax-Server (implica existenta unui Fax-Server (cheltuieli suplimentare) dar si configurarea acestuia pen-tru acceptarea conexiunii cu calculatorul utilizatorului);
  • Conectarea echipamentului fax/modem direct la calculatorul utiliza-torului (limiteaza primirea/trimiterea fax-urilor doar pe acel calculator);
  • Conectarea echipamentului fax/modem direct la masina Server Total Management System si transformarea acestuia intr-un veritabil Fax-Server, care va putea fi folosit de catre toti utilizatorii aplicatiei.

In continuare este prezentata solutia pe care Total Management System o ofera in cazul utilizarii ultimei variante din cele descrise mai sus, la o companie care are implementate modulele Managementul Documentelor (KeySoft DMS-Repository) si Gestiunea Relatiilor cu Clientii (KeySoft CRM) sau Enterprise Resource Planning (Key-Soft ERP).

Receptionarea faxurilor

Un document primit pe fax, va fi salvat, in prima faza, intr-un folder prestabilit (Inbox) din Repository. Ca atare, va beneficia din acel moment de toate avantajele pe care le ofera modulul de gestiune al documentelor. La salvare, aplicatia va identifica numarul de fax al expeditorului, si, pe baza lui, va face o cautare rapida in baza de date pentru a identifica Firma si Contactul care are acel numar. Aceste informatii, impreuna cu numarul de pagini, data si ora la care a fost receptionat faxul, vor fi adaugate in descrierea documentului (facilitand astfel o eventuala cautare ulterioara). Totodata, daca se opteaza pentru acest lucru, o copie a documentului va fi salvata si in zona de documente a Firmei expeditoare. in acest mod, ne asiguram ca intreaga corespondenta avuta pe fax cu o companie se va gasi in acelasi loc.

O notificare cu privire la adaugarea unui nou document in Inbox, va fi trimisa catre utilizatorii interesati. Daca din motive de securitate, nu toti utilizatorii au dreptul sa vizualizeze toate fax-urile primite, poate fi stabilit un utilizator care sa redistribuie fax-urile catre destinatari. Acest lucru poate fi realizat prin salvarea unei copii a documentului in alt director (se va trimite notificare catre destinatar) sau poate fi trimis direct destinatarului utilizand modulul Fluxuri.

Trimiterea faxurilor

Utilizatorii care au primit dreptul de a trimite fax-uri, pot efectua cu usurinta aceasta operatie, selectand Firma sau Contactul sau editand numarul de fax. Documentul, astfel trimis, va fi salvat intr-un folder prestabilit (Send) din Repository. Toate functionalitatile descrise in capitolul precedent sunt disponibile si in cazul fax-urilor transmise.

Utilizand proiectul de tip promotie, disponibil in aplicatia Gestiunea Relatiilor cu Clientii (KeySoft CRM), se pot trimite automat, in bloc, fax-uri personalizate, catre o lista de persoane de contact.