Gestiunea Campaniilor Promotionale – Relatii cu Clientii

Download: Gestiunea campaniilor promotionale – Total Management System

Faptul ca solutia KeySoft CRM elibereaza timp simplificand operatiuni precum cautarea informatiei, ca permite formarea si gestionarea echipelor de lucru, ca ajuta managerii sa analizeze si sa prognozeze cu acuratete ciclurile de vanzari si rezultatele acestora dar si sa urmareasca permanent gradul de incarcare al suborbonatilor, face ca aceasta sa fie un instrument indispensabil pentru companiile moderne. Din punct de vedere functional, gestionarea relatiilor cu tertii impune existenta unei baze de date unde sa fie stocate si apoi regasite cu usurinta informatii despre firmele cu care intram in legatura precum si despre persoanele de contact din cadrul acestora.

Relatia cu aceste firme (clienti, prospecti, parteneri, concurenti) evolueaza in timp si se concretizeaza in diverse proiecte finalizate sau in curs de derulare. In cadrul acestor proiecte desfasuram activitati ce trebuiesc si ele gestionate, astfel incat in orice moment sa putem afla cine, ce, cand si cum a facut sau urmeaza sa faca. insa exista proiecte care implica comunicarea cu grupuri foarte mari de persoane de contact, iar urmarirea lor poate deveni dificila in lipsa unor solutii eficiente.

Sa consideram ca trebuie sa facem cunoscuta o oferta promotionala, prin intermediul postei electronice, unui grup mare de persoane de contact, respectind clientii si legile in vigoare. Unele organizatii nu tin cont de acest lucru si adopta solutia cea mai rudimentara si la indemana oricui. Se trimite un mesaj rigid, nepersonalizat catre mii de adrese de e-mail care, de obicei, sunt ascunse (BCC). Majoritatea managerilor primesc zilnic zeci de astfel de mesaje. Mare parte dintre ei au adoptat solutii antispam si cu siguranta un astfel de mesaj va ajunge direct la „cosul de gunoi”. O alta solutie ar fi trimiterea mesaj cu mesaj, avand grija ca, pentru fiecare destinatar, sa faca modificari functie de sexul sau pozitia fiecaruia… o alegere mare consumatoare de timp si ca atare ineficienta.

Solutia pentru gestionarea campaniilor promotionale pusa la dispozitie de Key Soft raspunde cu succes tuturor cerintelor impuse de un astfel de proiect care inseamna mult mai mult decat simpla trimitere de mesaje electronice.

Mai intai de toate va trebui sa avem posibilitatea de a gestiona „obiectul” promotiei – articolul promotionat. Promotiile, in general, reprezinta oportunitati, limitate in timp, pe care le ofera vanzatorul potentialului cumparator:

  • reducere de pret;
  • cumperi o imprimanta si primesti gratuit hartie foto;
  • instalare gratuita la achizitia unui aparat de climatizare, etc…

Nomenclatorul de articole pus la dispozitie de aplicatia KeySoft permite definirea de produse fizice, servicii dar si articole configurate – articole formate din mai multe componente (produse si/sau servicii). Astfel aveti posibilitatea de a defini articolul promotionat indiferent de structura lui. Fiecarei componente i se poate asocia un cont analitic ce poate fi utilizat in calculul unor indicatori financiari de interes. Totodata pot fi definite liste de preturi si liste de discounturi pentru articolul promotionat valabile pentru o anumita perioada de timp.

Urmatorul pas ar fi sa stabilim lista persoanelor de contact care trebuie sa primeasca mesajul promotional. Acest lucru poate fi facut printr-o selectie manuala din lista de contacte sau utilizand modulul de interogari dinamice. Persoanelor de contact gestionate cu aplicatia KeySoft li se pot asocia oricate informatii suplimentare care sunt considerate de interes. Aceste informatii sunt indexate in baza de date si pot fi utilizate in diverse rapoarte sau, in cazul de fata, pentru a obtine o lista de persoane de contact. Astfel va fi foarte usor sa obtinem, de exemplu, lista contactelor care sunt persoane de decizie, care au acceptat comunicari comerciale pe tema echipamentelor de retea, care au sub 45 ani, a caror culoare preferata este albastru si care au numarul la pantofi mai mare de 40. Interesant nu? Dupa selectarea listei, aplicatia va urmari statusul fiecarei persoane de contact in ceea ce priveste promotia.

Pe baza unui model, aplicatia va crea pentru fiecare persoana de contact din lista un mesaj oricat de personalizat se doreste, deoarece, in componenta lui pot fi utilizate informatii preluate automat din baza de date. Cu siguranta ca altfel va fi perceput un mesaj care incepe cu „Stimate domnule Ion Popescu” decat cu „Stimata doamna/Stimate domn”. Mesajele pot fi de tip e-mail sau scrisoare (posta clasica), in acest caz generandu-se un document MS Word. Dupa generarea mesajelor acestea vor fi atasate, ca fisier distinct, fiecarui contact iar statusul lor se va modifica corespunzator. In aceasta etapa se pot aduce modificari aditionale pentru unele mesaje.

Ne-am asigurat ca toate mesajele s-au generat si acum va trebui sa le trimitem. Nimic mai simplu deoarece acest lucru se realizeaza prin apasarea unui singur buton. Aplicatia va trimite e-mail-urile catre fiecare contact in parte sau, in cazul scrisorilor, catre imprimanta cu optiunea de a tipari si etichetele cu adresa destinatarului, in aceeasi ordine, astfel incat acestea sa poata fi lipite pe plic. Statusul contactelor va fi modificat automat si vom sti in orice moment cui i s-a trimis si cui nu. Insa gestionarea campaniei promotionale nu se termina aici deoarece proiectul poate fi continuat de un eventual call-center care va suna pe toti sau o parte din contacte pentru a obtine un feedback.

Se va profita de ocazie pentru a obtine noi si noi informatii suplimentare ce pot fi utilizate in campaniile promotionale viitoare. In functie de feed-back-ul primit, statusul fiecarui contact va fi modificat corespunzator. Un feed-back pozitiv va duce cu siguranta la generarea un proiect de vanzare pentru articolul promotionat.

Aplicatia pune la dispozitie un set de 15 rapoarte grafice care ajuta la efectuarea unor analize corecte cu privire la proiectele de tip promotie. Totodata pentru fiecare persoana de contact vom putea urmari in ce campanii promotionale a fost implicat, ce mesaj a primit si care a fost statusul final al acestora.