Managementul Documentelor – Arhivare

Studiu de caz – Implementare KeySoft DMS Repository la TNT Romania

Download: KeySoft DMS – Studiu de caz TNT Romania

TNT Express, componenta a concernului international TNT N.V., este liderul european in distributia prin curierat expres, intern si international, logistica si servicii internationale de expediere. Pe piata romaneasca, compania isi mentine aceleasi standarde inalte de performanta, prin dezvoltarea permanenta a serviciilor oferite clientilor nostri si prin adoptarea celor mai eficiente solutii la problemele din aceasta industrie in care rapiditatea este cuvantul cheie.

Lunar la TNT Romania sunt emise aproximativ 13.000 facturi fiscale, cu o medie de 3 pagini pentru fiecare factura, precum si peste 30.000 de avize de expeditie (AWB). Aceste documente sunt arhivate fizic si pastrate, conform legislatiei in vigoare, o perioada determinata de timp in adevarate depozite. Datorita volumului foarte mare de documente, cautarea si identificarea fizica a unei facturi si a AWB-ului corespunzator, intr-un timp cat mai scurt, sunt activitati aproape imposibil de realizat iar astfel de solicitari apar din ce in ce mai des.

Solutia la aceasta problema a fost implementarea aplicatiei KeySoft DMS – Modulul Repository. Prin intermediul acestei aplicatii, documentele sunt scanate cu echipamente de mare viteza, obtinandu-se astfel o copie fidela (poza) in format electronic. Permitand definirea de zone pentru recunoasterea caracterelor, seria/numarul documentelor este OCR-izat iar aceasta informatie devine o proprietate a documentului. Scanarea si recunoasterea caracterelor se face pagina cu pagina, iar Managementul Documentelor recompune, intr-un singur fisier, documentele cu multiple pagini. Periodic, dupa inregistrarea documentelor in aplicatia contabila, KeySoft DMS preia informatii aditionale despre documente si va insera aceste informatii ca proprietati (data documentului, client, corelatii intre documente – factura fiscala, AWB). Aceasta operatiune reprezinta si o verificare a faptului ca scanarea documentelor s-a efectuat corect.

Odata astfel „depozitate”, cautarea documentelor dupa informatiile atasate lor devine o joaca de copii, deoarece aplicatia KeySoft DMS permite cautarea multicriteriala utilizand operatori logici. Documentul este regasit mult mai repede, poate fi tiparit sau poate fi trimis in format electronic catre solicitant. Reducerea timpului de raspuns la o astfel de solicitare a unui client este absolut remarcabila, iar calitatea relatiei cu acesta creste semnificativ.

Consultanta si suportul acordat cu profesionalism de catre specialistii companiei Key Soft, adaugarea permanenta de noi functionalitati sunt ingrediente ce au dus la crearea unei relatii de succes intre TNT Romania si Key Soft.

(Petre Iordachescu – Country ICS Manager – TNT România)