Managementul Documentelor si al Fluxurilor – KeySoft DMS

Document Management System - KeySoft DMS - logoManagementul Documentelor si al Fluxurilor (KeySoft DMS) este parte a setului de aplicatii pentru managementul intreprinderii promovate de firma noastra sub denumirea de Total Management System(TMS). Modulul poate fi achizitionat de sine statator.

Managementul Documentelor si al Fluxurilor este o solutie pentru optimizarea gestionarii documentelor, a accesului la informatie si pentru automatizarea proceselor interne.

Pe langa o zona de stocare si catalogare a documentelor in format electronic, aplicatia oferita de KeySoft cuprinde solutii simple si eficiente de generare, structurare, codificare, regasire si accesare a documentelor si de miscare libera sau planificata a informatiei.

Document Management System - KeySoft DMS - Cautare documenteDocument Management System - KeySoft DMS - FluxuriDocument Management System - KeySoft DMS - Depozitul de documente (Repository)

 

 

 

Managementul Documentelor si al Fluxurilor ofera posibilitatea automatizarii proceselor asociate cu crearea, revizuirea, aprobarea, distributia si arhivarea documentelor.

Arhiva de documente (Repository)

KeySoft DMS – Modul Repository poate fi achizitionat de sine statator.

Vom numi Repository, modulul ce permite gestiunea propriu-zisa a documentelor (depozitul, arhiva de documente).

Avand o interfata familiara (asemanatoare cu cea a Explorer-ului Microsoft Windows), aplicatia este extrem de usor de folosit chiar si de catre utilizatorii cu minim de cunostinte in utilizarea calculatorului.

Elementele de esenta urmarite pentru modulul Arhiva de documente:

  • Usurinta in adaugarea documentelor;
  • Usurinta in regasirea documentelor;
  • Securitate;
  • Flexibilitate in organizarea/ catalogarea documentelor.

Fiecare dintre subcapitolele urmatoare contine descrierea functionalitatilor mai sus precizate si functionalitati aditionale ce cauta sa usureze gestiunea documentelor si a proceselor interne.

Adaugare documente in Arhiva de documente

Exista multiple modalitati de adaugare a unui document in Arhiva de documente:

  • Drag&Drop – cea mai simpla si cea mai utilizata metoda. Puteti adauga documente de pe calculatorul local, precum si documente gestionate in terte aplicatii ce permit aceasta functionalitate (Exemplu: drag&drop email din Outlook sau Outlook Express);
  • Selectie document de pe calculatorul local;
  • Multiple documente de pe calculatorul local (eventual, cu filtrare dupa extensie);
  • Adaugare recursiva (inclusiv structura directoare);
  • Adaugare document in director special (creat de aplicatie la pornire);
  • Scanare.

 

Structurare - organizare a documentelor in format electronic

Fiecare companie are standarde interne distincte. Extrem de importanta este usurinta cu care aplicatia poate fi modelata pentru a raspunde specificului de activitate.

Pe langa organizarea clasica in directoare si subdirectoare, Managementul Documentelor si al Fluxurilor va ofera posibilitatea de a cataloga documentele functie de tipul acestora (Exemple: contracte, proceduri interne, oferte, etc.).

Un meniu simplu de configurare va ofera posibilitatea de a defini tipurile de documente pe care le utilizati in activitatea curenta. Ulterior, regasirea documentelor se poate faca tinand cont si de aceasta caracteristica aditionala specificata de dumnevoastra.

Pentru fiecare tip de document puteti defini structuri de codificare distincte.

Functionalitati aditionale:

  • istoric documente (cine, ce si cand) – vezi subcapitolul „Istoric modificari: Mecanism Check In – Check Out”;
  • versiuni minore si versiuni majore;
  • specificare numar maxim de versiuni pastrate – optiune importanta pentru salvarea spatiului fizic de pe hard disk-uri;
  • termene de valabilitate pentru document (document expirat sau nu) ;
  • situatie curenta a documentului (liber pentru editare sau in lucru la utilizator);
  • definire stari document (Exemplu: „publicat” sau „draft”. Un document aflat in starea „draft” este vizibil numai celor ce au drepturi de modificare asupra acestuia (vezi subcapitolul „Securitate”);
  • imaginea locala a documentului pentru fiecare statie de lucru (fiecare utilizator primeste, sau nu, dreptul de a pastra o copie locala);
  • note atasate fiecarei versiuni a documentului (vezi Total Management System – Note);
  • documente referite – legaturi intre documente (Exemplu: Contractul are legatura cu Anexele corespunzatoare);
  • caracteristici suplimentare (nelimitate ca numar, definibile de catre utilizatori si structurate pe categorii ce pot fi asociate tipului de document). Vezi Total Management System – Proprietati.

 

Istoric modificari documente: Mecanism Check Out - Check In

Pentru pastrarea consistentei documentului (un singur utilizator efectueaza modificari la un moment dat) si pentru pastrarea istoricului modificarilor, Arhiva de documente are implementat mecanismul standard Check Out – Check In (Blocheaza pentru editare – Actualizeaza).

Pentru a actualiza un document utilizatorul trebuie sa aiba drepturile corespunzatoare. Documentele blocate pentru editare (Check Out) sunt semnalizate vizual (culoare rosie) si este precizat utilizatorul curent. Pe perioada editarii documentului, ceilalti utilizatori pot vizualiza ultima versiune disponibila la server, adica, versiunea disponibila in clipa in care utilizatorul a inceput editarea.

In clipa in care documentul este modificat si actualizat la server, utilizatorul are urmatoarele optiuni:

  • specifica tipul de incrementare a versiunii – minora sau majora;
  • completeaza o scurta descriere cu privire la modificarile efectuate in versiunea actualizata; Aceasta scurta descriere este extrem de utila pentru vizualizarea rapida a modificarilor intre versiuni.

Versiunea disponibila prin acces imediat (mouse dublu click) este ultima versiune. Functie de drepturi, utilizatorii pot accesa versiuni anterioare ale documentului. In plus, functie de tipul documentului, pot vizualiza diferente intre oricare 2 versiuni ale aceluiasi document (functionalitate disponibila pentru fisiere de tip text, html sau doc).

Daca utilizatorul constata ca o versiune anterioara este mai „buna” decat versiunea curenta, acesta poate opta pentru „intoarcerea” documentului la versiunea anterioara (Roll back). Mecanismul de Roll back, va genera o noua versiune a documentului, identica cu versiunea specificata de utilizator.

Cautare documente

Arhiva de documente include 2 motoare de cautare:

  • Cautare rapida (dupa o caracteristica sau o combinatie de caracteristici ale documentului);
  • Cautare avansata (utilizand constructori logici: SI, SAU, Include, Nu include, >, <, etc). Acest tip de cautare permite si crearea de „Modele de cautare”!

Ambele tipuri de cautare pot utiliza un set extins de date gestionat in baza de date:

  • Denumire;
  • Descriere;
  • Cuvinte cheie;
  • Proprietati (vezi Total Management System – Proprietati);
  • Creator;
  • Perioada de creare;
  • Modificator;
  • Perioada modificarii;
  • Documente libere sau blocate pentru editare;
  • Tip document (vezi subcapitolul „Structurare – organizare a documentelor in format electronic”);

Cautarea poate fi efectuata si in continutul documentului!

NOTA: Pentru a adauga la tipurile de documente ce permit cautare in continut documentele de tip imagine (Exemplu: fax), aveti nevoie de modulul de recunoastere caractere (vezi subcapitolul: „Recunoastere caractere (ocr) OmniPage Capture de la Nuance – leader mondial in domeniu”)!

Localizare fizica a documentelor - Warehouse

Este clar ca, cel putin deocamdata, nu putem renunta total la documentele in format fizic. In multe cazuri, chiar legislatia in vigoare obliga la pastrarea documentelor in format fizic pentru o perioada data. Arhiva de documente este un instrument util inclusiv in gestionarea documentelor in format fizic!.

Arhiva de documente permite definirea grafica a locatiilor in care se gasesc documentele in format fizic:

  • Cladire;
  • Nivel (etaj);
  • Camera;
  • Fiset (dulap);
  • Raft;
  • Compartiment;
  • Biblioraft.

Exista 2 optiuni:

  • Scanati documentele si le adaugati in Repository, apoi specificati locatia fizica a acestuia;
  • Pentru fiecare document in format fizic, adaugati un dosar virtual (metadocument) cu o scurta descriere (sau cuvinte cheie) si apoi specificati locatia fizica.

In ambele cazuri, forma fizica a documentului este regasita cu usurinta. In primul caz, documentul poate fi consultat in format electronic iar forma fizica a acestuia este consultata doar in cazuri speciale. In cel de-al doilea caz, scapati de necesitatea scanarii iar scurta descriere (cuvinte cheie) ofera posibilitatea de a regasi rapid documentul precum si locatia sa fizica (vezi subcapitolul Cautare documente).

Registre de Intrare - Iesire

Arhiva de documente va pune la dispozitie unul (sau mai multe!) Registre electronice de Intrari – Iesiri.

Sistemul de numerotare este definit de dumneavoastra cu usurinta. Pe baza de drepturi, documentelor oficiale intrate/ iesite din companie li se pot aloca numere conform Registrului de Intrari – Iesiri.

Avantaje ale registrului electronic:

  • Alocarea automata a numerelor (sistemul gestioneaza numerele conform configurarilor dumneavoastra);
  • Posibilitatea de a adauga informatii aditionale ce, ulterior, pot fi utilizate pentru regasirea documentului (Ex: partener, referinta);
  • Filtru rapid pentru regasire document.

 

Dosare virtuale - Metadocumente

Metadocumentele sunt documente/ dosare virtuale, care pot avea atasate 0 sau mai multe documente.

Exemple:

  • Un document fizic original (Certificatul Fiscal al firmei) poate fi reprezentat printr- un metadocument fara documente atasate (este de fapt o referinta la documentul original care se gaseste in sertarul X din dulapul Y);
  • Un contract + anexele sale poate constitui un metadocument cu mai multe documente reale atasate (contractul si N anexe); Este una dintre posibilitatile de gestionare unitara a unui set de documente.

Metadocumentele sunt documente proprii Total Management System (nu pot fi recunoscute de alte aplicatii) si vor fi tratate in cadrul aplicatiei ca oricare alt document (copiat, modificat, trimis pe flux, etc.). Vezi exemplu de utilizare in subcapitolul Warehouse – localizare fizica a documentelor.

Accesul la acest tip de documente este posibil numai prin intermediul Managementul Documentelor si al Fluxurilor.

Notificari Managementul Documentelor si al Fluxurilor

Pe langa notificarile amintite in celelalte subcapitole (la primire documente transmise de un alt utilizator, la finalizarea solicitarii descrise la transmiterea unor documente, etc), Arhiva de documente permite fiecarui utilizator sa solicite notificari pentru evenimente desfasurate in cadrul unui director:

  • Adaugare: Veti fi notificat de fiecare data cand un utilizator a adaugat un document in director;
  • Modificare: Veti fi notificat de fiecare data cand un utilizator a modificat un document din director;
  • Stergere: Veti fi notificat de fiecare data cand un utilizator a sters un document din director.

Este o modalitate extrem de simpla de a notifica pe toti cei implicati cu privire la aparitia / modificarea unei anumite informatii.

Exemple:

  • adaugarea/ modificarea/ stergerea unei proceduri de lucru;
  • puteti defini un director in care sunt adaugate cereri de oferta; la aparitia unei noi cereri, vanzatorii vor fi, automat notificati;
  • asemanator, un director pentru alte solicitari de la client (suport, service, etc);
  • puteti gestiona documentele unui proiect in cadrul unui director; toti cei implicati vor fi la curent cu evolutia documentelor.

 

Securitate - accesare documente

Pe langa functionalitatile standard de securitate incluse in Total Management System (vezi Total Management System – Securitate), exista elemente aditionale pe care trebuie sa le precizam:

  • Documentele sunt gestionate pe server in format criptat (algoritm proprietar) si comprimat. Ne asiguram, astfel, ca documentele nu pot fi accesate altfel decat prin intermediul, si cu respectarea drepturilor definite de, Managementul Documentelor si al Fluxurilor.
  • Drepturile de acces la documente pot fi setate atat la nivel de director cat si la nivel de document.
  • Dreptul utilizatorilor de a vizualiza documentele poate fi limitat la documentele publicate (numai utilizatorii cu drepturi de modificare vor avea acces la documentele nepublicate).
  • De asemenea, poate fi exclus accesul la istoricul documentului. Astfel, utilizatorii vor avea acces numai la ultima versiune publicata a documentului.
  • Exista seturi extinse de drepturi de acces (vizualizare, adaugare, modificare, stergere, creare subdirectoare, vizualizare istoric).

 

Transmitere documente

Exista cazuri in care nu exista fluxuri predefinite (vezi Fluxuri) pentru anumite documente iar acestea au un circuit liber (Exemplu: fax-uri primite). Astfel de documente se receptioneaza de catre cineva (Exemplu: Secretariat) si se transmit catre destinatar; la randul lui destinatarul poate inainta documentul catre un alt utilizator (pentru informare, etc.). In acest caz se foloseste optiunea de Trimitere la utilizatori (necesita licenta KeySoft DMS – Fluxuri).

Puteti trimite documentul in doua moduri:

  • Nedirectionat: trimiteti documentul unui utilizator/grup de utilizatori; ramane la latitudinea acestora ce vor face cu documentul (il trimit mai departe sau nu);
  • Directionat: asemanator cu un flux cu mai multe nivele – mai intai se va trimite la utilizatorii X si Y, apoi utilizatorului Z si apoi utilizatorilor A si B, dupa care se va incheia procesarea.

Fiecare destinatar intern primeste notificare si are acces direct (click) catre document.

Functionalitati aditionale la transmiterea de documente:

  • Adaugarea unei scurte descrieri (aceasta poate fi o descriere a documentului sau o solicitare de rezolutie cu privire la continutul acestuia);
  • Specificarea unui timp de raspuns pentru solicitarea transmisa;
  • Solicitarea unei notificari la luarea la cunostinta (sau finalizarea rezolutiei..).

 

Fluxuri

Modulul nu poate fi achizitionat de sine statator ci doar ca modul aditional pentru KeySoft DMS – Repository (Arhiva de documente), Gestiunea Relatiilor cu Clientii, Resurse Umane si Salarizare sau Gestiune si Contabilitate (ERP). Functionalitatile disponibile depind in mare masura de modulele Total Management System achizitionate.

Va rugam sa ne contactati pentru detalieri.

Un „Flux” reprezinta o succesiune logica de stari ce modeleaza proceduri interne ale companiei. Astfel de fluxuri interne exista in orice companie, indiferent de nivelul de organizare procedurala.

Exemplu: Cerere de concediu. O cerere de concediu parcurge, intotdeauna, acceasi pasi pana la obtinerea unei rezolutii. Functie de dimensiunile companiei, fluxul poate contine unul sau mai multi pasi:

  • Verificare „personal” – angajatul are sau nu dreptul la perioada solicitata;
  • Aprobare sef direct;
  • Aprobare director departament;
  • Aprobare director HR;
  • Aprobare director general;
  • Inapoi la HR pentru inregistrare.

Un alt exemplu de flux este fluxul de aprobare contracte. Va invitam sa urmariti filmul de prezentare (casuta in dreapta paginii).

Modulul de Fluxuri nu este limitat la fluxuri de documente. Exemple de fluxuri se pot regasi si in alte module:

Functie de necesitatile dumneavoastra de automatizare a proceselor interne, se pot construi solutii suplimentare.

Vom numi „Instanta de flux” 1 (una) parcurgere a unui flux.

Functionalitati generale:

  • Definire categorii de fluxuri;
  • Definire/vizualizare grafica a fluxurilor;
  • Atasare multiple documente pe instanta de flux;
  • Definire program (calendar) de lucru:
    • Calendarul companiei;
    • Calendarul utilizatorului;
    • Exceptii la calendarul utilizatorului.
  • Definire fluxuri:
    • simple;
    • ramificate, pe oricate nivele, cu functionare in paralel;
    • cu stari decizionale functie de o anumita variabila de flux (stare IF);
    • sub-fluxuri (gestiunea fluxurilor incorporate in alte fluxuri).
  • Optiuni de alocare responsabil pe stare:
    • Responsabilii de stare pot fi utilizatori, pozitii din cadrul companiei sau pozitii relative (sef direct, sef departament). Pot fi definiti unul sau mai multi responsabili de stare. Pentru tratarea starii fiecare responsabil de stare primeste o prioritate.
    • aceeasi prioritate la toti (primul venit = primul servit si elibereaza ceilalti utilizatori);
    • aceeasi prioritate la toti dar cu posibilitate de alocare din starea precedenta a responsabilului (Exemplu: Seful de departament aloca task-ul unui subaltern ales din lista);
    • prioritati diferite (daca utilizatorul cu prioritatea 1 nu este disponibil, responsabil de stare va deveni utilizatorul cu prioritatea 2, s.a.m.d.).
  • Definire codificare automata a instantelor de flux;
  • Definire timp de raspuns pentru fiecare stare (optional);
  • Definire actiune automata (inainte) la expirarea timpului de raspuns (optional);
  • Miscare flux in ambele sensuri;
  • Alegere punct de intoarcere a fluxului din lista de stari anterioare;
  • Definire drepturi per stare:
    • inaintare (aprobare);
    • intoarcere in oricare din starile anterioare;
    • respingere si finalizare;
    • modificare documente;
    • adaugare documente (numar nelimitat!);
    • stergere documente.
  • Adaugare comentarii pe fiecare stare a fluxului;
  • Documentele atasate fluxului se supun regulilor din Repository: istoric, versiuni, etc.;
  • Vizualizare istoric instanta flux;
  • Notificare vizuala si/sau prin e-mail la primirea unei solicitari;
  • Notificare vizuala si/sau prin e-mail a initiatorului unei instante de flux, la finalizarea acesteia;
  • Notificari (optional) vizuale si/sau prin e-mail la intrarea/ iesirea/ scadenta unei stari de flux. Aceste notificari pot fi trimise per:
    • utilizator;
    • utilizatorilor de pe o anumita pozitie;
    • superiorului direct al titularului starii;
    • sefului de departament pentru titularul starii.
  • Pastrarea istoricului instantelor finalizate;
  • Transmiterea libera a unor documente catre unul sau mai multi utilizatori. Optiuni:
    • setare timp de raspuns ;
    • cerere notificare la finalizare (Exemplu: Secretara transmite un fax catre unul sau mai multi utilizatori).

 

Formulare

In completarea modulelor Arhiva de documente si Fluxuri, modulul Formulare permite standardizarea si accesul rapid la formularele standard utilizate in companie.

Modulul nu poate fi achizitionat de sine statator ci doar ca modul aditional pentru Arhiva de documente.

Modelele de formulare se definesc in Microsoft Word, iar aplicatia genereaza o interfata specifica pentru fiecare model.

Sunt cateva caracteristici importante pentru care recomandam utilizarea formularelor:

  • Posibilitatea de a seta drepturi de acces la nivel de camp. In felul acesta, anumite informatii pot fi ascunse, sau pot fi editate numai de persoanele autorizate;
  • Limitarea posibilitatilor de eroare la editare. Numai anumite zone din documentul final sunt editabile iar editarea se poate face inclusiv apeland la liste de selectie;
  • Formularul poate fi transmis, in stare bruta, pe flux. Continutul final al documentului este disponibil numai persoanelor autorizate.
  • Integrare perfecta cu fluxurile. La definirea formularului se poate specifica fluxul ce va fi parcurs de indata ce utilizatorul ce a generat documentul finalizeaza editarea primara.

Un alt exemplu de flux este fluxul de aprobare contracte. Va invitam sa urmariti filmul de prezentare (casuta in dreapta paginii).

Functionalitati generale:

  • Interfete grafice simple generate automat de aplicatie pentru introducerea datelor variabile (exista posibilitatea de a defini interfete specifice );
  • Alocare drepturi de editare pe fiecare camp;
  • Multiple tipuri de campuri pentru introducerea datelor variabile:
    • Combo box;
    • Selectie data (calendar);
    • Text simplu;
    • Text formatat (de tip Wordpad);
    • Check box;
    • Lista.
  • Definire categorii de formulare;
  • Posibilitatea de trasmitere automata a documentului generat pe un flux configurat in prealabil;
  • Posibilitatea de salvare a documentului generat intr-un director din Arhiva de documente.

 

Majoritatea functionalitatilor comune KeySoft TMS, devin disponibile la achizitia KeySoft DMS. Va invitam sa consultati aceaste liste: KeySoft TMS – Functionalitati comune, Cerinte hardware si software si Detalii tehnice.

Detalii produs

Denumire: , v 5.0.1
Autor:
Categorie: Document Management
Descriere: KeySoft DMS este o solutie pentru optimizarea gestionarii documentelor, a accesului la informatie si pentru automatizarea proceselor interne.
Limbi: English, Romana
Publicat:
Sistem Operare: Windows Server 2000 sau mai recent, Windows XP sau mai recent,
Cerinte: SQL Server Express 2005 sau mai recent, SQL Server 2000 sau mai recent, MySQL 5.1 sau mai recent, PostgreSQL 8.0 sau mai recent, Oracle 10 sau mai recent