Database Software Applications
Enterprise Class Software
at
Affordable Prices
Va prezentam: KeyDoc – Simpla Gestiune a Documentelor
Orice companie lucreaza cu documente iar managementul documentelor presupune timp si este o activitate anevoioasa pe care e bine sa o sustinem cu instrumente adecvate..
Organizati-va documentele, gestionati-le unitar si veti castiga timp!
Română 
 
Planificarea Resurselor Intreprinderii - KeySoft ERP
ERP – Enterprise Resource Planning este o solutie pentru gestionarea resurselor intreprinderii; un instrument util personalului din toate nivelele organizatiei ce aduce cu sine un sistem procedural standard.
Solutia nostra ajuta la scaderea costurilor, la cresterea productivitatii muncii si a gradului de satisfactie al angajatilor.
Setul extins de rapoarte predefinite, modulul dedicat cash-flow si modulul de definire si urmarire a indicatorilor economico-financiari ofera informatii complete pentru fundamentarea deciziilor de management.
Posibilitatea definirii de centre de cost, proiecte si a altor segmente specifice afacerii dumneavoastra, aduce cu sine o mai buna gestionare a fiecarui element ce intra in componenta firmei.
Nomenclatorul de articole permite definirea si organizarea produselor si/sau a serviciilor cu care compania lucreaza. Aceste articole pot fi:
Articolele sunt structurate pe grupe de produse, linii de produse si producatori si li se poate atasa o imagine si un numar nelimitat de documente (ex: specificatii tehnice) – caracteristici utilizate si in modulul B2C (Business to Consumer).
Se pot defini articole configurate – articole formate din mai multe componente (produse sau servicii) si care sunt operate in mod unitar.
Un exemplu ar fi instalarea unui echipament, un “articol” compus din:
Componentele pot fi obligatorii sau nu si in plus pot exista componente de tip “optiune” in care se poate alege dintre doua articole alternative. Componentele si optiunile pot fi insotite de restrictii – includerea unei anumite componente obliga alegerea/eliminarea unei anumite optiuni pentru o alta componenta. De exemplu, un anumit echipament presupune un tip special de manopera de instalare.
Fiecarui articol i se poate asocia un cont analitic, iar fiecarui serviciu ii pot fi alocate conturile corespunzatoare.
Modulul ofera posibilitatea de gestiune a stocurilor multi-amplasament si multi-magazie/ depozit. Un amplasament poate fi definit ca o unitate geografica si functionala din punct de vedere al gestiunii stocurilor si poate contine una sau mai multe magazii/depozite, structurate ierarhic.
Spre exemplu, o companie are un sediu central cu 2 depozite si 3 filiale, fiecare cu depozitul sau. Aplicatia va gestiona separat stocul si operatiile asupra acestuia, pentru fiecare depozit/ magazie.
Aplicatia ofera o imagine imediata cu privire la situatia stocurilor cumulate sau defalcate per depozit/ magazie.
Sunt urmarite toate miscarile de stoc:
oferind utilizatorului o imagine exacta si imediata asupra:
Pentru fiecare magazie si produs in parte se poate defini un stoc de siguranta, utilizat in calculul necesarului de aprovizionat de modulul MRP/DRP (Plan Cerinte Materiale/Plan Cerinte Distributie).
Aplicatia permite definirea per articol, a secventelor de coduri de bare ce vor fi alocate la receptie (NIR, Bon de Intrare). Codurile de bare astfel generate pot fi tiparite si aplicate pe produs.
Pornind de la solicitarile clientilor (Comenzi de vanzare), de la definitia stocurilor de siguranta (MRP/DRP) si/sau de la estimarile personale cu privire la evolutia vanzarilor companiei pentru perioada viitoare, aveti posibilitatea de a gestiona Comenzi de aprovizionare catre furnizori. Odata introdusa, Comanda de achizitie va sta la baza generarii celorlalte documente (Facturi, NIR).
Datele sunt introduse o singura data si utilizate pe parcursul intregului proces.
Eventualele diferente intre Comanda/NIR/Factura se regasesc intr-un raport predefinit.
Se pot urmari toate etapele unui proces de achizitie.
Comanda de aprovizionare
Factura primita
NIR – Nota de Intrare Receptie
DVI – Dispozitie Vamala de Import
Contractele specifica anumite conditii standard de desfasurare a colaborarii dumneavoastra cu furnizorul.
Intreaga activitate economica rezultata in urma executiei prevederilor contractuale se regaseste in documente inregistrate in ERP – Enterprise Resource Planning.
Ceea ce ofera ERP – Enterprise Resource Planning in plus, este posibilitatea de gestionare unitara a termenilor contractuali: perioada de valabilitate, moneda, termene si conditii de plata, facturari, livrari.
Fiecare document comercial poate fi alocat unui anumit contract, preluand automat conditii comerciale specificate in contract (exemplu: liste de preturi).
Aditional, o sinteza a situatiei contractuale este disponibila in orice moment si ofera grafice si liste comparative pentru:
Alocarea documentelor la contract se face fie prin specificarea contractului corespunzator, fie prin inregistrarea documentelor din interfata de gestiune a contractului.
Colaborarea cu subcontractorii se face in baza unui contract de achizitie. Intreaga evolutie contractuala se regaseste in contractul de achizitie corespunzator.
In plus, aplicatia permite ca la crearea unei comenzi de achizitie catre subcontractor, sa fie specificata comanda de vanzare corespunzatoare – comanda ce specifica beneficiarul lucrarilor/ livrarilor subcontractorului.
Se gestioneaza, astfel, relatia indirecta intre Client si Subcontractor.
Modulul vanzari asigura gestiunea procesului de vanzari, pornind de la crearea si transmiterea unei oferte (cotatii) si pana la facturarea si livrarea produselor/serviciilor. Se pot urmari toate etapele unui proces de vanzare.
Oferta de vanzare
Oferta de vanzare inregistrata in aplicatie permite generarea unui document (html sau doc) ce poate fi transmis (exemplu: email) catre potentialul client. Modelul de oferta utilizat poate fi personalizat cu usurinta (necesita cunostinte minimale de html).
Comanda de vanzare
Factura de vanzare.
Pe baza unei comenzi de vanzare aprobate (sau direct) pot fi introduse/ generate facturile de vanzare
Avizul de expeditie
Ofertele de vanzare, comenzile de vanzare si facturile vor lua in considerare listele de preturi si discounturi configurate conform politicii companiei.Preturile si discounturile vor fi preluate automat, in functie de tipul de client, cantitatile vandute si conditiile de plata.
Agentul de vanzari poate modifica preturile si discounturile propuse – numai pe baza de drepturi de acces.
Facturile si avizele de expeditie genereaza note contabile ce se regasesc automat in modulul Contabilitate.
Contractele specifica anumite conditii standard de desfasurare a colaborarii dumneavoastra cu clientul. Intreaga activitate economica rezultata in urma executiei prevederilor contractuale se regaseste in documente inregistrate in ERP.
Ceea ce ofera ERP – Enterprise Resource Planning in plus, este posibilitatea de gestionare unitara a termenilor contractuali: perioada de valabilitate, moneda, termene si conditii de plata, facturari, livrari.
Fiecare document comercial poate fi alocat unui anumit contract, preluand automat conditii comerciale specificate in contract (exemplu: liste de preturi).
Aditional, o sinteza a situatiei contractuale este disponibila in orice moment si ofera grafice comparative pentru:
Alocarea documentelor la contract se face fie prin specificarea contractului corespunzator, fie prin inregistrarea documentelor din interfata de gestiune a contractului.
Fiecare document de vanzare (oferta, comanda, factura, aviz de expeditie) are atasat un agent de vanzare – responsabil al vanzarii respective.
Exista posibilitatea de a calcula lunar comisioane de vanzare pentru fiecare agent, pe baza:
Algoritmul de calcul al comisionului de vanzare este configurat de catre un utilizator cu drept de administrator si poate lua in considerare oricare din valorile de mai sus:
Se poate lua in calcul valoarea/marginea/cantitatea totala sau, acestea pot fi defalcate pe linii de produse, produse si tipuri de clienti (de exemplu, poate exista un procent de comision diferit pentru o linie de produse aflata in promotie, etc.)
In cazul in care este implementat modulul de Salarizare, comisioanele de vanzare calculate vor fi luate in considerare automat de functia de calcul salarii.
Devizul poate fi privit ca o comanda de lucru cu o singura faza. In acest document se vor gasi articole si operatii (manopera) care au asociate costuri si venituri.
Devizul este un document care contine aceleasi informatii ca o comanda de vanzare si in plus ofera urmatoarele functionalitati:
Pe masura ce se desfasoara lucrarea, costurile pot fi actualizate prin adaugarea de bonuri de consum si operatii.
In orice moment, aveti o situatie clara cu privire la valoarea ofertata si costul aferent.
Modulul MRP (Material Requirements Plan – Plan Cerinte Materiale) determina necesarul de aprovizionare cu articole, pe baza informatiilor de stoc si a estimarilor privind vanzarile din urmatoarea perioada de timp.
Vom considera ca la momentul de start exista in stoc o anumita cantitate dintr-un articol.
Modulul MRP evita aparitia acestei situatii.
Luand in calcul un stoc minim de siguranta si o planificare in timp a vanzarilor (comenzi de vanzare aprobate), determina necesarul de aprovizionat pentru fiecare articol.
Acest necesar este esalonat in timp (cu o anumita marja de siguranta), pentru a se micsora pe cat posibil blocarea unor resurse financiare ale firmei in stocuri.
Pe baza necesarului esalonat in timp, se pot genera Comenzi de aprovizionare catre furnizori.
Sunt luate in calcul pretul de achizitie negociat cu furnizorul, durata agreata pentru livrarea marfii, precum si alte elemente (de exemplu, pot exista furnizori preferati pentru anumite produse).
Exista companii care au un singur punct de aprovizionare de la furnizori, dar au mai multe magazii distribuite geografic (care sunt alimentate de la punctul unic de aprovizionare).
In acest caz este necesara o planificare/urmarire a distributiei de articole intre punctul de aprovizionare si magazii – functionalitate asigurata de submodulul DRP (Distribution Requirements Plan – Plan Distributie Articole).
Aprovizionarea se face in punctul de aprovizionare dupa care, pe baza comezilor plasate de locatii precum si a stocurilor de siguranta per locatie/ magazie, se face distributia interna.
Modulul permite gestiunea imobilizarilor corporale si/ sau necorporale global si/ sau la nivel de locatie.
Modulul Mijloace Fixe (Imobilizari) – functionalitati:
Modulul Contabilitate asigura prelucrarea notelor contabile si generarea rapoartelor financiare si legale cu privire la activitatea companiei.
Notele contabile sunt generate automat pe baza documentelor primare (facturi de vanzare, de achizitie, operatii cu stocul, mijloace fixe, salarii, etc.) sau pot fi introduse manual.
Caracteristici:
Din punct de vedere contabil, activitatea firmei poate fi urmarita la nivel sintetic sau analitic.
Rapoartele contabile (balanta, fisa contului, cartea mare, etc.) pot fi generate cu nivelul de detaliere dorit.
Planul de conturi predefinit poate fi modificat prin adaugarea de analitice, in functie de necesitatile de raportare.
In plus, pentru a satisface necesitatile de raportare cele mai detaliate, modulul prevede un numar de segmente (componente de cont) care permit defalcarea activitatii pe diverse criterii – centru de cost, proiect, sau orice alte criterii liber definibile de catre utilizator.
Spre exemplu, daca se doreste defalcarea veniturilor din vanzari si a costurilor asociate pe zone geografice, este suficienta definirea unui astfel de segment si alocarea lui la documentele primare care refera acea zona geografica.
Se pot obtine astfel rapoarte contabile (indicatori) care sa puna in evidenta activitatea pe fiecare zona geografica in parte.
La generarea rapoartelor, este posibila si combinarea segmentelor – de exemplu: defalcarea costurilor pe fiecare centru de cost si proiect in parte.
Aplicatia permite definirea de modele de note contabile pentru usurarea operarii inregistrarilor contabile.
De asemenea, aplicatia permite definirea de chei de alocare automata a anumitor valori ale conturilor catre segmente predefinite (centre de cost, proiecte, etc).
Aplicatia genereaza inregistrarile standard pentru inchidere TVA si inchidere luna.
Modulul Financiar permite operarea si gestiunea fluxurilor financiare ale companiei.
Modulul va ofera posibilitatea de a executa activitati strategice de management precum bugetarea, definirea de rapoarte consolidate, definirea de indicatori economico-financiari care sa ofere informatii imediate cu privire la evolutia afacerii.
Unul dintre beneficiile imediate oferite de catre ERP – Enterprise Resource Planning (prin structura de drepturi de acces) este posibilitatea de a oferi angajatilor dumneavoatra acces la informatii structurate, functie de zona de activitate, eliminand nevoia de a lucra cu instrumente de calcul alternative (foi tabelare).
Modulul Financiar permite lucrul cu:
Accesul la informatii se face pe baza de drepturi de acces (de exemplu, un casier va vedea doar informatiile referitoare doar la propria casa, fara acces la celelalte case sau la operatiunile bancare).
Extrasele bancare se introduc in aplicatie, impreuna cu detaliile operatiunilor efectuate (incasari, plati).
Modulul realizeaza o alocare automata a incasarilor/platilor (Ordin de plata – OP, CEC cu creantele/datoriile existente pentru tertul respectiv, pe principiul FIFO (o incasare este alocata automat la cea mai veche creanta).
Propunerea sistemului poate fi acceptata de catre utilizator, sau poate fi modificata manual – in cazul in care se doreste o alta alocare.
Este posibila incasarea/plata partiala a creantelor/datoriilor.
Operatiunile prin casa (incasari sau plati) se supun acelorasi caracteristici ca si cele prin banca, referitor la posibilitatea de alocare automata/ manuala la creante respectiv datorii, precum si la posibilitatea de incasare/plata totala sau partiala a unei creante/datorii.
Modulul urmareste si alte operatiuni asociate (transferuri interbancare, depuneri si retrageri de numerar) asigurand o vedere completa si exacta asupra activitatii financiare a companiei.
Sunt disponibile rapoarte actualizate automat cu privire la Situatia datoriilor, respectiv Situatia creantelor.
Prin apelarea unui singur buton, se poate genera o Scrisoare de atentionare (dunning letter) catre persoana responsabila din cadrul firmei client. Scrisoarea de atentionare este generata pe baza unui model ce poate fi personalizat cu usurinta.
Submodulul Avansuri de trezorerie si deconturi permite urmarirea activitatii si a situatiei curente a debitorilor interni (in moneda de baza si/sau in valuta).
Aplicatia permite definirea debitorilor interni si ofera rapoarte detaliate cu privire la situatia decontarilor per debitor.
O alta functionalitate oferita de modul este cea de cashflow, permitand utilizatorilor implicati o cat mai buna estimare a disponibilitatilor financiare ale companiei la un anumit moment din viitor.
Pornind de la situatia curenta (disponibil in banci si casa), sunt luate in calcul toate documentele primare care pot afecta disponibilitatile financiare:
In plus, aplicatia permite definirea si inregistrarea oricaror posibile tranzactii cu potential efect asupra disponibilitatilor, tranzactii ce pot fi singulare sau repetitive.
Aceste tranzactii, prin natura lor, nu se regasesc in documente primare.
Exemple: plati salarii, plati rate si dobanzi bancare, incasari potentiale din vanzarea activelor neutilizate, etc.
Aplicatia ofera informatia atat in forma grafica cat si tabelara existand posibilitatea urmaririi evolutiei disponibilitatilor atat consolidat cat si la nivel de cont bancar (casa).
Modulul ofera o lista extinsa a tuturor documentelor utilizate in constructia cashflow pentru perioada specificata.
Accesul la documente se face printr-un simplu click.
Ajustarea situatiilor delicate se poate face cu usurinta prin replanificarea datelor estimate de incasare, respectiv plata.
Construiti prin intermediul unei interfete grafice extrem de prietenoase, indicatorii economico-financiari ofera informatii pe baza datelor regasite in conturi contabile (rulaje, solduri).
Puteti defini un numar nelimitat de indicatori financiari care sa ofere imagini de ansamblu asupra situatiei/evolutiei companiei precum si indicatori specifici ce se adreseaza numai anumitor zone de activitate (exemplu: vanzari, salarizare).
Avand posibilitatea de a segmenta afacerea in multiple elemente componente (centre de cost, proiecte, locatii, etc) indicatorii economico-financiari pot reflecta situatia/evolutia fiecarui segment definit.
Prin intermediul sistemului de drepturi de acces, fiecare dintre manageri poate avea acces imediat la informatii care sa le permita decizii punctuale pentru imbunatatirea rezultatelor.
In orice moment, pe baza informatiilor privitoare la activitatea firmei sistemul va calcula fiecare componenta a indicatorului, care va fi prezentata atat sub forma tabelara cat si grafica; este prezentata si evolutia in timp a indicatorului respectiv.
In plus, aveti posibilitatea de a predefini rapoarte corespunzatoare cerintelor de informatii enuntate la nivel de corporatie.
Un instrument simplu va sta la dispozitie pentru definirea bugetelor – pe orice perioada de timp, la nivel lunar, semestrial sau anual.
Datele privind executia bugetara sunt extrase de catre aplicatie din conturile contabile. In orice moment este disponibila o afisare comparativa (tabelara si grafica) a valorilor realizate in raport cu cele estimate.
Bugetul poate fi definit in orice valuta, iar comparatia se va realiza prin conversie valutara la curs istoric.
Informatia cu privire la situatia bugetului corespunzator poate fi facuta disponibila fiecarui responsabil de departament.
Modulul Productie asigura urmarirea proceselor de productie de la nivelul companiei, din punct de vedere al materialelor si resurselor implicate, cat si al costurilor.
Elementul central il reprezinta Tehnologia, definita ca o secventa de faze tehnologice prin care materiile prime se transforma in produse intermediare si apoi produse finite.
Pentru fiecare faza tehnologica, se pot predefini:
Pe baza tehnologiei, se poate realiza un proces de antecalcul, rezultand un cost estimativ pentru produsele intermediare/finite rezultate.
Procesul de antecalcul admite parametrizari pentru simulare (what-if) la nivel de costuri ale diverselor tipuri de resurse (materiale, manopera, etc.), variatii ale retetarelor, etc.
Un instrument extrem de util in estimarea cat mai exacta a costurilor de productie.
Lansarea in productie se face pe baza de Comenzi de Lucru. O comanda de lucru trece prin mai multe stari:
Costul produselor intermediare/finite este calculat automat de aplicatie pe baza consumurilor reale raportate.
Este posibila rularea unui proces de postcalcul care sa prezinte defalcarea costurilor pe componentele sale (material, manopera, etc.).
In nomenclatorul de articole se pot stabili articolele care trebuiesc urmarite dupa vanzare.
Se pot defini tipuri de garantie cu urmatoarele caracteristici:
Pentru fiecare articol care se doreste a fi urmarit din punct de vedere service se poate stabili un tip de garantie.
La vanzarea articolului (dupa validarea avizului de expeditie) se va putea emite certificatul de garantie in care se vor regasi conditiile de garantie, iar articolul va fi introdus automat intr-o lista de service.
Pe perioada garantiei un articol poate suferi modificari. Exemple:
Toate aceste modificari vor putea fi inregistrate in fisa de service a produsului, astfel incat vom avea un istoric al articolului respectiv.
Un operator va putea prelua apelurile de service/ suport venite de la clienti. Va identifica cu usurinta daca solicitarea de service este valida:
Operatorul va avea posibilitatea sa noteze o descriere a simptomelor articolului sau a solicitarii de suport, si sa genereze, functie de acestea, un proiect de tip service, pe baza unor modele de proiecte predefinite. Modelele fi definite astfel incat, in functie de natura apelului de service, responsabilul de proiect va fi un inginer de service corespunzator.
La randul sau, inginerul de service planifica si raporteaza activitatile desfasurate pentru finalizarea incidentului.
Finalizarea proiectului alocat este notificata operatorului. Acesta anunta clientul.
Automat, toate apelurile de service vor fi inregistrate in fisa de service a articolului.
Strategiile de afaceri actuale pun in centrul activitatii Clientul. In aceste conditii, un set extins de servicii de calitate poate fi diferentiatorul care conduce la cresterea accelerata a valorii oferite.
Pentru aceasta, Key Soft ofera un modul catalog web care sa optimizeze relatiile cu clientul prin asigurarea unui raspuns fundamentat, complet si rapid la cerintele acestuia.
Modulul B2C se prezinta sub forma unui web-site, complet integrat in aplicatie, care ofera clientului posibilitatea de a vedea acele informatii din ERP care sunt de interes si la care i se acorda acces.
Toate informatiile oferite clientului sunt gestionate unitar in baza de date a ERP – Enterprise Resource Planning.
Optiuni de utilizare:
Catalogul web este complet integrat cu celelalte module Total Management System, asigurand astfel consistenta datelor si eficientizarea activitatii (prin evitarea introducerii acelorasi informatii de mai multe ori).
Majoritatea functionalitatilor comune KeySoft TMS, devin disponibile la achizitia KeySoft ERP. Va invitam sa consultati aceaste liste: KeySoft TMS – Functionalitati comune, Cerinte hardware si software si Detalii tehnice.
Pentru detalii, va rugam sa ne contactati.