Arhivarea documentelor – Managementul Documentelor si al Fluxurilor

Download: Solutie de arhivare a documentelor – Total Management System

Solutia se adreseaza companiilor care doresc arhivarea in format electronic (scanarea si salvarea) si apoi regasirea facila a unor documente de interes major in desfasurarea activitatii. Exemplul prezentat in continuare se refera la arhivarea facturilor emise, cu observatia ca aceasta solutie poate fi utilizata pentru arhivarea oricarui tip de document.

Scanarea si OCR-izarea numarului facturii

Consideram ca facturile, emise de catre companie, se intorc in format fizic de la client, semnate si stampilate de catre acesta. Pentru scanarea acestor documente fizice exista doua variante functionale:

• Scanarea documentelor direct din interfata aplicatiei Managementul Documentelor si al Fluxurilor, recunoasterea caracterelor (OCR-izarea) in acelasi timp si “depozitarea” acestora intr-un director temporar prestabilit din Repository;
• Scanarea documentelor independent de aplicatie si depozitarea lor intr-unul sau mai multe directorare locale. Ulterior se poate realiza recunoasterea caracterelor (OCR-izarea) si salvarea acestora in Repository, selectand doar calea locala a directorului in care se gasesc facturile scanate.

In ambele variante aplicatia va recunoaste caracterele (OCR-iza) din zona unde se gaseste numarul facturii (zona va fi stabilita in meniurile de configurare ale aplicatiei). Rezultatul procesului de recunoastere a caracterelor va fi stocat automat ca atribut al documentului.

Motorul de recunoastere caractere (OCR – optical character recognition) este dezvoltat de catre Key Soft si permite recunoasterea rapida a caracterelor de tip cifra si a codurilor de bare (nu necesita costuri suplimen-tare). In cazul in care se doreste recunoasterea caracterelor (OCR-izarea) pentru alte tipuri de caractere, se poate utiliza unul din urmatoarele motoare de cautare:

• MODI (Microsoft Office Document Imag-ing) –  necesita licenta de la Microsoft ;
• OmniPage Capture de la Nuance –  necesita modulul KeySoft OCR .

Importul atributelor suplimentare

Facturile scanate, se regasesc, in acest moment, intr-un director din Repository, fiecare fisier avand ca atribut numarul facturii. Ca atare, se poate efectua cautare doar dupa numarul facturii, si doar in conditiile in care recunoasterea caracterelor (OCR-izarea) s-a efectuat corect (exista nenumarate cazuri in care recunoasterea caracterelor nu se poate realiza din cauza calitatii precare a documentului sursa).

Dar daca se doreste efectuarea cautarii dupa numele clientului sau dupa data facturii sau dupa valoarea finala a acesteia? Pentru acest lucru, Managementul Documentelor si al Fluxurilor pune la dispozitie un mecanism de import a oricator atribute suplimentare. Fisierul de import va fi pregatit de catre client (datele suplimentare vor fi extrase de catre acesta din aplicatiile de gestiune pe care le detine).

Totodata, operatiunea de import a datelor suplimentare se va dovedi o foarte buna metoda de verificare a recunoasterii caracterelor (OCR-izarii).

In cazul in care numarul facturii (cel obtinut prin recunoastere caractere) se regaseste si in fisierul de import atunci OCR-izarea s-a realizat corect si documentul (factura) este mutat automat in alt director creat automat de catre aplicatie. Va exista cate un director pentru fiecare saptamana din an, iar aplicatia va muta automat fiecare factura in directorul saptaminal corespunzator.

Atributele suplimentare din fisierul de import vor fi salvate ca proprietati la document.

In cazul in care numarul facturii (cel obtinut prin recunoastere caractere) nu se regaseste in fisierul de import, inseamna ca exista posibilitatea ca OCR-izarea sa se fi efectuat cu erori. In consecinta, fisierul nu va fi mutat in alt director, iar operatorul va deschide documentul, va verifica numarul facturii si va modifica manual proprietatea documentului. Ulterior, el va muta manual documentul in directorul corespunzator sau va relua operatia de import.

Depozitarea fizica a documentelor

Utilizand o interfata grafica, utilizatorul poate “desena” spatii fizice de depozita-re cu urmatoarea structura:

• Depozit;
• Nivel;
• Camera;
• Dulap;
• Raft;
• Compartiment;
• Cutie sau biblioraft.

Putem asocia astfel de informatii referitoare la locatia fizica, fie la fiecare document in parte, fie la o selectie de documente.

Regasirea documentelor

Pentru regasirea unui document se va utiliza motorul de cautare al aplicatiei Managementul Documentelor si al Fluxurilor. Eventual, se pot defini “Modele de cautare” – template-uri care contin deja criteriile de cautare si in care utilizatorul trebuie sa completeze doar valorile cautate. Cautarea se va face dupa oricare din atributele salvate la factura. Totodata, dupa regasirea formatului electronic al documentului, se poate vizualiza si locatia fizica a acestuia, astfel incat, daca avem nevoie de original, acesta sa poata fi identificat extrem de repede.

Pentru detalii, va rugam sa ne contactati.