Managementul Achizitiilor – Total Management System

Download: Managementul Achizitiilor – Total Management System

Pornind de la solicitarile interne, de la cele ale clientilor, de la definitia stocurilor de siguranta (MRP/DRP) si/sau de la estimarile personale cu privire la evolutia vanzarilor companiei pentru perioada viitoare, Enterprise Resource Planning (KeySoft ERP) va ofera posibilitatea de a gestiona comenzi de aprovizionare catre furnizori. Odata inregistrata in aplicatie, Comanda de Achizitie va sta la baza generarii celorlalte documente (Facturi, NIR). In acest fel sunt eliminate activitati redundante deoarece datele sunt introduse o singura data si utilizate pe parcursul intregului proces.

Etapele unui proces de achizitie pot fi structurate astfel:

  • Cererea de Achizitie:
    • Procesul de achizitie are la baza identificarea necesarului de aprovizionat. Acesta este inregistrat in aplicatie sub forma unei cereri de achizitie care poate fi introdusa direct de solicitant sau poate proveni din MRP/DRP (Material Requirements Planning/ Distribution Requirements Planning).
  • Comanda de Achizitie:
    • Pentru ca o cerere de achizitie sa devina comanda de achizitie, aceasta trebuie aprobata. Solutia KeySoft permite definirea unui flux personalizat de aprobare. Fluxul reprezinta o succesiune de stari ce trebuie parcurse pentru aprobarea solicitarii. Pentru fiecare stare in parte se stabileste un responsabil precum si drepturile pe care acesta le are (aprobare, modificare, returnare, refuzare). Pot fi configurate stari decizionale astfel incat solicitarea sa urmeze cai diferite in functie de valoarea unor variabile predefinite. Vezi Managementul Documentelor si al Fluxurilor.
    • Metamorfoza suferita de cererea de achizitie are loc pe tot parcursul fluxului de aprobare. Solicitarii i se ataseaza un furnizor. Odata cu acesta se preiau conditiile de plata implicite, precum si preturile si discounturile convenite. In cazul in care se folose ste modulul MRP/DRP, acesta va realiza o analiza comparativa intre furnizori pe baza termenelor de livrare si a preturilor oferite si va propune un furnizor „optim”.
    • Comanda de Achizitie aprobata va fi tiparita si trimisa catre furnizor. Optional, aceasta poate afecta cash-flow-ul.
  • Factura primita:
    • Factura primita de la furnizor se genereaza pe baza comenzilor de aprovizionare aprobate (daca exista), cu operarea eventualelor diferente. In cazul in care s-a receptionat mai putin decat a fost comandat, comanda de achizitie ramane deschisa cu cantitatea nereceptionata.
    • Factura primita este validata tot pe baza de drepturi de acces, actiune care creeaza automat o datorie catre furnizorul respectiv si afecteaza cash-flow-ul, conform conditiilor de plata specificate.
  • NIR (Nota de intrare-receptie):
    • Marfa livrata de furnizor si receptionata la magazie este inregistrata in sistem pe baza unui NIR. Acesta se genereaza pe baza comenzii de aprovizionare sau a facturii primite, cu operarea eventualelor diferente. Diferentele dintre comanda de aprovizionare, NIR si factura sunt semnalate intr-un raport;
    • NIR-ul va introduce marfa in stoc, conform metodei de cost preconfigurate.

Fluxul de date mai sus descris genereaza in mod automat sau la cerere informatii utile in diverse alte zone de activitate:

  • Financiar-Contabilitate: note contabile, situatia tert-ului, executie bugetara, jurnal de cumparari etc.… ;
  • Management: situatie datorii, cash-flow, indicatori de performanta, etc

Vezi Enterprise Resource Planning.