Organizarea informatiei – Total Management System

Download: Organizarea informatiei – Total Management System

Schimbarile economice fundamentale ce au inceput in anii 1980 si care se dezvolta si astazi au trecut Clientul in pozitia de forta in relatia cu Furnizorul. Importanta relatiilor individuale cu contactele externe organizatiei este in continua crestere, iar informatia si timpul au devenit cele mai de de pret „materii prime” in mediul de afaceri.

Tehnologia actuala trebuie sa permita angajatilor companiilor sa comunice cat mai productiv cu exteriorul si sa ofere instrumente prin care acestia sa „depoziteze” informatiile obtinute in urma activitatilor zilnice. Aceste informatii trebuie sa fie usor de regasit si accesat ulterior si sa fie transparente pentru a putea genera analize si rapoarte ca suport pentru decizii.

Mentinerea unor relatii bune si de lunga durata cu partenerii de afaceri este obligatorie intr-o relatie de succes. Aceste relatii necesita gestionare, iar gestionarea necesita timp. Luna trecuta, Bill Gates (Chairman of the Board – Microsoft Corporation) spunea intr-o scrisoare adresata clientilor: „Angajatii care lucreaza la birou petrec aproximativ 30% din timpul de munca cautand informatii utile, iar firma pierde, prin lipsa de productivitate, aproximativ 18.000 USD in fiecare an, pentru fiecare angajat”.

  • cat timp pierdeti zilnic cautand documente, fisiere, scrisori, memo-uri, note, e-mail-uri, informatii despre clienti?
  • cat timp pierde un nou angajat din departamentul de vanzari pentru a prelua si a se familiariza cu un portofoliu de clienti?
  • cat timp pierdeti pentru redactarea rapoartelor de activitati si cat dureaza analiza acestora de catre superiori?

Indiferent cat de mult… este prea mult!

Solutia KeySoft elibereaza timp, simplificand operatiuni precum cautarea informatiilor. Informatiile critice despre prospecti, clienti furnizori sau concurenta sunt consolidate intr-un singur loc extrem de usor de accesat si sunt puse la dispozitia intregii organizatii oferind astfel angajatilor companiilor un avantaj deosebit. intr-o clipa puteti regasi informatii despre contacte, istoricul colaborarii cu acestea, documente, e-mail-uri, etc… Cresterea productivitatii este simtitoare.

Aplicatia ofera posibilitatea de a vedea stadiul in care se afla proiectele la care lucreaza angajatii si cum si-au planificat acestia activitatile astfel incat obiectivul propus sa fie realizat in termenul stabilit. Puteti aloca cu usurinta sarcini de serviciu functie de gradul de incarcare al angajatilor si puteti urmari in permanenta modul in care acestea sunt indeplinite.

Cu ajutorul aplicatiei veti putea urmari intregul ciclu de viata al unei oportunitati de vanzare si va va ajuta sa analizati si sa prognozati cu acuratete rezultatul acesteia. Veti avea prospecti mai bine calificati, cicluri de vanzari mai scurte, costuri aditionale mai scazute si vanzari mai ridicate.
Totodata satisfactia clientilor dumneavoastra va creste datorita reducerii timpului de raspuns la cerintele acestora, facilitata de accesul rapid la informatii. Clientul nu va trebui sa se repete ori de cate ori este alocat unui alt angajat. Istoricul relatiei cu acesta va fi la indemana noului responsabil, fapt care va facilita trecerea de la vanzari la service (intretinere). Puteti fi siguri ca nu veti uita sa va prezentati la o intalnire de afaceri, sa sunati un client sau sa finalizati o activitate programata anterior. Sunteti plecati de la birou? Nici o problema…veti primi o notificare pe telefonul mobil. Vezi Gestiunea Relatiilor cu Clientii.

Organizarea pe directoare, sistemul de acordare de drepturi, impreuna cu alte functionalitati (sharing) permit structurarea documentelor atat pe orizontala, cat si pe verticala, reducand substantial timpul de manipulare, regasire si accesare a acestora.
Metadocumentele (agregate formate din mai multe documente eterogene care sunt tratate in mod unitar) permit gruparea informatiei din punct de vedere functional indiferent de momentul sau locul crearii „partilor” componente. Pentru documentele ce parcurg trasee predefinite in interiorul organizatiei Dumneavoastra, se pot defini fluxuri de documente cu structuri oricat de complexe (liniare, paralele, decizionale – cu decizie umana sau automata pe baza unor variabile de flux). in acest fel se poate determina un timp standard de raspuns pentru documentele ce necesita obtinerea unei rezolutii si se pot identifica si elimina blocajele din circuitul informational in cadrul unei organizatii. Solutia KeySoft va ajuta sa minimizati timpul de editare al documentelor standard , utilizand un modul de generare automata de documente pe baza de template-uri. Aceasta functionalitate va ajuta sa eliminati si erorile inerente de editare a unui document. Vezi Managementul Documentelor si al Fluxurilor.

Una din functionalitatile esentiale ale solutiei este posibilitatea de a defini informatii suplimentare (altele decat cele propuse standard de aplicatie) ce se doresc gestionate de catre utilizatori. Pe baza acestor informatii se vor putea genera rapoartele atat de necesare in procesele decizionale ale managementului, reducand considerabil costurile de customizare (personalizare).