Simplă gestiune a documentelor – KeyDoc

Simple Document Management - KeyDoc logo

Orice companie lucrează cu documente iar managementul documentelor presupune timp şi este o activitate anevoioasă pe care e bine să o susţinem cu instrumente adecvate.

Organizaţi-vă documentele, gestionaţi-le unitar şi veţi câştiga timp!

Câştigaţi timp şi vă feriţi de pierderea informaţiilor chiar dacă organizaţi numai documentele dumneavoastră!

Dar documentele firmei sunt împrăştiate pe calculatoarele fiecăruia dintre angajaţi. Trataţi-le unitar, gestionaţi-le într-o singură locaţie şi informaţia devine disponibilă rapid şi cu eforturi minime.

Sigur că nu toată lumea trebuie să aibă acces la orice informaţie, dar pentru asta există sistemul de drepturi de acces care vă permite să stabiliţi acces restricţionat pentru fiecare utilizator sau grup de utilizatori.

Să nu lăsăm deoparte faptul că obţineţi şi o arhivă electronică a documentelor.

KeyDoc

Document management

  • Licenţă perpetuă
  • Istoric document
  • Check In – Check Out
  • Registru IN-IEŞ
  • Drepturi de access
  • Multi utilizator
de la 952 €
Listă Preţuri

Solicită demo gratuit

Key Soft vă oferă posibilitatea de a testa online aplicaţia. Baza de date demo este preconfigurată şi include înregistrări pentru teste. Este cea mai simplă metodă pentru a verifica dacă aplicaţia corespunde necesităţilor dumneavoastră.

Formular solicitare demo

Selecteaza Aplicatia*:

O abordare diferită este oferită de Managementul documentelor – KeyDoc 2.

Documentele sunt ataşate la firme sau proiecte. Drepturile de acces sunt la nivel de document.

Document Management - KeyDoc 2

 

Aveţi nevoie de mai multe funcţionalităţi? Fluxuri, formulare, atribute personalizabile ale documentului… Vă recomandăm KeySoft DMS – Sistem de management al documentelor şi fluxurilor.

KeySoft DMS

Vă propunem o soluţie simplă, rapidă, necostisitoare, axată pe elementele fundamentale ale unei aplicaţii pentru gestiunea documentelor:

  • Adăugare documente;
  • Catalogare/ organizare documente;
  • Regăsire documente;
  • Colaborare;
  • Istoric versiuni: mecanism Check In – Check Out;
  • Securitate: drepturi de acces la documente;
  • Uşurinţă în utilizare: interfaţă familiară.

Simplă gestiune a documentelor - Argumente şi Beneficii

  • Număr nelimitat de directoare şi documente. Asiguraţi-vă că aveţi suficient spaţiu pe hard disk!
  • Istoricul documentului. Număr nelimitat de versiuni.
  • Întoarcere la o versiune anterioară a documentului – Rollback.
  • Mecanism Check In – Check Out. Un singur utilizator editează documentul la un moment dat. Nu pierdeţi consistenţa documentului.
  • Folosiţi notiţe desktop (Sticky Notes) pentru dumneavoastră sau trimiteţi-le colegilor.
  • Sistem de drepturi de Vizualizare, Modificare, Ştergere sau Acordare de drepturi per utilizator sau grup de utilizatori.
  • Model de drepturi de acces personalizabil. Nu e nevoie să definiţi drepturi de acces pentru fiecare director – se aplică modelul de drepturi. Când e cazul, e suficient să modificaţi drepturile implicite.
  • Organizaţi documentele utilizând directoare, subdirectoare, tipuri personalizabile de documente, descriere şi cuvinte cheie.
  • Găsiţi rapid informaţia cu ajutorul modulului de căutare ce conţine multiple filtre.
  • Interfaţă multi limbă – Româna sau Engleză.
  • Interfaţă familiară – Directoare, subdirectoare şi fişiere.

Registru de Intrări - Ieşiri

Fiecare firmă deţine un registru de intrări-ieşiri. De cele mai multe ori, documentul  recepţionat este adresat unui anumit angajat. Astfel, documentul va fi înregistrat, dupa care apar problemele. Trebuie să găsiţi, livraţi şi, poate, să obţineţi o confirmare de primire semnată de destinatar.

Acum, orice document gestionat de KeyDoc poate fi adăugat în Registrul de Intrări – Ieşiri. Acesta va primi un număr de înregistrare autogenerat (pe baza configurarilor) precum şi atribute suplimentare.

În plus, KeyDoc vă oferă opţiunea de a seta un responsabil de document şi o dată scadentă pentru răspuns. Responsabilul va fi notificat de aplicaţie cu privire la noua responsabilitate ce i-a fost alocată. Documentul poate fi realocat sau data scadenţei poate fi modificată. Atât noul responsabil cât şi vechiul responsabil vor fi notificaţi.

Regăsirea unui document înregistrat este rapidă şi uşoară prin utilizarea combinaţiilor de filtre.

Atribute:

  • Tipul documentului: Intrare sau Ieşire;
  • Data înregistrării;
  • Cod document: autogenerat în funcţie de configurările dumneavoastră;
  • Denumire Partener;
  • Data Partener;
  • Data înregistrării la Partener;
  • Stare: în aşteptare, în lucru sau finalizat. În zona de configurare aveţi opţiunea de a specifica lista de stări disponibile;
  • Scadenţa;
  • Responsabil: selecţie din lista de utilizatori;
  • Nota.

Localizare fizică a documentului (arhiva fizică)

Unele documente oficiale sau comerciale trebuie să fie stocate în formă fizică. Pentru a lucra cu aceste documente, veţi face o copie electronică pe care o veţi adăuga în KeyDoc.

O altă situaţie este atunci când arhiva fizică este extrem de mare. Puteţi alege să nu creaţi o arhivă electronică pentru întregul conţinut, ci numai trimiteri la documentele fizice. În acest caz, veţi adăuga în KeyDoc un document descriptiv scurt, câteva cuvinte cheie şi veţi dori să ştiţi unde se află originalul în formă fizică.

Pentru a consulta documentul original va trebui să-l găsiţi mai întâi.

KeyDoc vă oferă acum opţiunea de a specifica locaţia fizică a documentului la nivel de cameră, dulap şi biblioraft. Funcţionalitatea este disponibilă în interfaţa detaliu a documentului.

Funcţionalităţi adiţionale şi detalii tehnice

Vă invităm să consultaţi această listă: Aplicatii dexgine – Functionalităţi comune şi detalii tehnice

Detalii produs

Denumire: , v 2.0.4
Autor:
Categorie: Document management
Descriere: Document management, simplu si eficace.
Limbi: English, Romana
Publicat:
Sistem Operare: Windows Server 2000 sau mai recent, Windows XP sau mai recent, Mac OS X v. 10.5 sau mai recent
Cerinte: SQL Server Express 2005 sau mai recent, SQL Server 2000 sau mai recent, MySQL 5.1 sau mai recent, PostgreSQL 8.0 sau mai recent, Oracle 10 sau mai recent
Pret: de la 95.2 EUR. Preturi
Disponibilitate: In stoc